Es común observar la tensión que se ha generado entre las casas de software y venta de cajas registradoras fiscales y los contribuyentes del IGTF, debido a que muchos establecimientos no se encuentran aún adecuados a la nueva normativa de este impuesto. Por un lado, los contribuyentes solicitan a sus proveedores las actualizaciones requeridas por las últimas modificaciones de esta ley y, por otro, los técnicos explican que dichos cambios no se pueden realizar con la celeridad que los clientes (y la Ley) exigen debido a las complejidades técnicas, a las dudas que se han suscitado en torno a este tema y al volumen de clientes que se deben atender.

Toda esto ha dado pie a las más diversas situaciones, algunas de las cuales comentamos a continuación:

Diferencias al momento de cuadrar las cajas

Esta situación se presenta cuando se realizan cobros en moneda extranjera y se calcula el 3% de la percepción respectiva del IGTF, sin que el sistema administrativo y/o la caja registradora estén adecuados para ello. Los reportes arrojados por el equipo indicarán un monto de ventas e IVA y el registro físico de cobros (conteo de billetes y comprobantes electrónicos de transferencias) indicará otro diferente.  Esta situación exige:

• Controles administrativos extraordinarios
• Mayor tiempo para cuadrar las ventas y cobros
• Tiempo adicional para la correcta contabilización de las transacciones
• Aplicación de normas de control interno adicionales que no siempre garantizarán el 100% de seguridad administrativa.

Diferencias entre las transacciones percibidas y las efectivamente declaradas

Esta situación es otra consecuencia de lo enumerado en el punto anterior. Imaginémonos una cadena de supermercados que cuenta con 20 sucursales y en cada una de ellas tiene 10 cajas registradoras de atención al público, cada una de las cuales realiza un promedio de 100 facturas diarias. Hablamos aquí de 20.000 transacciones diarias, lo que equivaldría a 300.000 facturas quincenales.  Si asumimos que el 25% de las compras son canceladas en moneda extranjera, es decir, 75.000 transacciones, no es difícil pensar que el riesgo de cometer un error involuntario es muy alto si no se cuenta con las herramientas informáticas que garanticen un adecuado y rápido manejo de la información.

¿Quién le pone el cascabel al gato?

La pregunta es válida dado que si la entidad no cumple con los deberes impuestos por la nueva LIGTF, se enfrentará, eventualmente, a sanciones tributarias y entonces cabría preguntarse: ¿quién falló en el cumplimiento de sus responsabilidades?, ¿los responsables de sistemas?, ¿los proveedores de las cajas registradoras fiscales?, ¿el departamento de contabilidad?, ¿los asesores legales? Lo único claro en este panorama es que existía una fecha de entrada en vigencia de la LIGTF, aparejada al cumplimiento de unos requisitos, y la entidad no la cumplió. Este mismo planteamiento es válido cuando analizamos quien debe firmar la carta, dirigida a  la Administración Tributaria, explicando las causas por las cuales los requisitos formales exigidos en la norma jurídica no han sido cumplidos por la entidad. Es obvio que los más perjudicados en esta situación son las empresas que manejan máquinas fiscales, ya que aquellas que utilizan formas libres o formatos preimpresos pueden implementar los cambios de manera inmediata.

La solución es un sello, ¡cuidado!

Esta recomendación,  que en un primer momento parecía cubrir parcialmente los requerimientos formales de la nueva LIGTF en lo que respecta a las empresas que utilizan cajas registradoras  fiscales, una vez analizada, detalladamente, no resulta ser válida debido a: 

• Los datos que aparecen en la factura deben ser impresos por la máquina fiscal y no está permitido el añadir información de manera manual
• Las facturas no pueden contener enmendaduras, y el sello puede considerarse como tal.
• La Providencia SNAT/2022/000013 establece en su Art. 5 que “los sujetos pasivos especiales que utilicen máquina fiscal, deben ajustarla a los fines de reflejar en la factura la alícuota impositiva y el impuesto a las grandes transacciones financieras”. Es obvio que la palabra clave aquí es ajustar, lo cual implica una modificación en el funcionamiento del equipo que garantice el cumplimiento de los requerimientos del SENIAT.
• El sello no garantiza, por sí solo, que la percepción se realizó de acuerdo a las pautas establecidas en la Ley correspondiente (porcentaje, tipo de cobro, cálculo de la percepción) para ello se necesitaría información adicional que demostrara que la percepción cumplió todos los requerimientos legales, para así no caer en las sanciones previstas en el Art. 115 del Código Orgánico Tributario.

Y entonces, ¿qué hago para mantener los controles administrativos mínimos?

Aparte de las consideraciones de índole fiscal, no podemos perder de vista que las empresas están percibiendo una cantidad de dinero, en moneda extranjera, que deben enterar al SENIAT de manera quincenal y la cual hay que salvaguardar. A falta de controles y resúmenes automatizados arrojados por las cajas registradoras debemos implementar medidas paliativas que minimicen los riesgos de pérdidas y garanticen la mayor transparencia posible de cara al Fisco. Sin lugar a dudas, los dos aspectos básicos a cubrir son:

• Garantizar que todo el IGTF percibido es enterado oportunamente al Fisco
• Velar porque el efectivo recaudado en moneda extranjera no sufra pérdidas y sea utilizado para fines diferentes al de establecido en el literal anterior.

¿Debo realizar la declaración quincenal aunque no tenga transacciones que declarar?

La respuesta es sí, tanto por medida de control interno, para evitar omitir transacciones realizadas y llevar un control más exhaustivo de las percepciones y/o pagos,  como para efectos fiscales. El portal del SENIAT está diseñado para emitir certificados de declaración cuando no existan transacciones en una quincena.

 Bases de datos confiables y manejo adecuado del sistema

Estos aspectos son las dos caras de una misma moneda. Por un lado, las bases de datos de las empresas deben señalar a los clientes y proveedores como contribuyentes especiales u ordinarios y, por otro, los responsables de administración y sistemas tienen la obligación de completar adecuadamente los datos de cada relacionado con la entidad.  Ambas labores garantizarán que las potenciales ventajas del sistema informático sean utilizadas.

Este punto ya fue comentado en 9 Claves sobre los contribuyentes especiales y el IGTF sin embargo no está de más el reiterarlo.  De igual forma, los sistemas empresariales deberán cumplir con:

• Cálculo automático de la percepción del IGTF una vez se le indique al sistema el tipo de cobro a efectuar.
• Cálculo parcial del IGTF cuando existen cobranzas múltiples para una misma factura. Es el caso de un documento que es cancelado, por ejemplo, utilizando tres formas de pago: divisas en efectivo, transferencia en bolívares y criptoactivos diferentes al Petro.
• Cálculo del monto quincenal a cancelar al SENIAT

Cajas registradoras fiscales que no cumplen los nuevos requisitos

El 6 de noviembre de 2018, se publicó, en la Gaceta Oficial No. 41.518, la Providencia No. SNAT/2018/0141 donde se establecieron las normas relativas a imprentas y máquinas fiscales para la elaboración de facturas y otros documentos. En dicha norma se estipula el uso de un dispositivo de captura y transmisión de datos, el cual es una unidad que puede estar de forma integrada o externa a la máquina fiscal, con capacidad de conectarse a internet, que permite capturar los datos de la memoria fiscal de la impresora o caja registradora y transmitirlos al Sistema Centralizado de Facturación Electrónica del SENIAT.

Muchos contribuyentes adquirieron dicho dispositivo y lo acoplaron a máquinas que tenían hasta 15 años de antigüedad y ahora se encuentran con que los equipos no pueden transmitir los datos, relativos al 3% del IGTF cobrado, al sistema centralizado de la Administración Tributaria. Es oportuno señalar que esta situación se presenta con equipos cuya antigüedad es superior a los 10 años y que las registradoras más recientes, según lo conversado con algunos expertos, son capaces de cumplir los requerimientos fiscales. También debemos considerar que los contribuyentes no calificados como especiales (ordinarios) no tienen la necesidad de hacer cambios en sus equipos.

A fin de solventar esta situación las empresas que comercializan cajas registradoras fiscales están ofreciendo equipos sin el dispositivo de transmisión con el propósito de que los clientes no pierdan por completo su inversión. De igual forma, el SENIAT organizó jornadas de ventas de equipos fiscales en las cuales el Banco de Venezuela ofrecía financiamiento para la adquisición de nuevas registradoras fiscales.

Moraleja: tomemos el tema contable y de sistemas en serio

Si algo podemos sacar en claro de los puntos anteriores es que los temas contables, administrativos y de sistemas, requieren de toda la atención de la gerencia de las empresas y están íntimamente relacionados. No se puede concebir la instalación, ampliación o cambio de equipos y programas, sin considerar la asesoría oportuna y debidamente capacitada de un equipo multidisciplinario que analice la situación de cada empresa en particular, dentro del contexto normativo nacional, regional y municipal.

Por otro lado, si no se realizan las inversiones de manera planificada y escalonada, estas pueden alcanzar montos muy considerables que la empresa deberá asumir, eventualmente, de manera intempestiva, lo cual creará serios problemas organizacionales y de flujo de caja.

Espero que estos claves ayuden a clarificar algunos puntos pendientes sobre el IGTF. Es obvio que cada día surgirán nuevas preguntas y, por supuesto, nuevas soluciones. Como siempre, ¡estaremos pendientes de comunicárselas, amig@ lector!