La Inteligencia Artificial (IA) ha llegado para quedarse, de eso no hay duda. La actitud que asumamos frente a este hecho depende de cada uno de nosotros. Por un lado, podemos utilizarla como nuestra mejor herramienta y prepararnos para obtener los mayores beneficios. Por otro, podemos percibirla como una amenaza y asumir que ya todo está dicho y la era de las máquinas ha llegado.

Hoy les suministro 11 ejemplos de cómo la IA nos puede ayudar en nuestro desempeño como contadores. Los invito a utilizarlos y evaluar los resultados obtenidos.

Redacción de correos electrónicos

A continuación encontrarán un correo generado por IA (Perplexity) de acuerdo a las instrucciones suministradas por mí y las cuales se pueden leer en las primeras líneas.

Las ventajas obvias de utilizar este recurso son:

• Este correo proporciona la información necesaria, de manera clara y formal, para convocar a una reunión productiva
• La comunicación puede ser personalizada dependiendo de las necesidades de cada organización.
• La IA generó el mail en tres segundos aproximadamente, lo que significa un ahorro de tiempo muy considerable si lo comparamos con el esfuerzo de redactar tradicionalmente.
• Puede adaptarse al estilo propio de cada persona, eliminando o modificando palabras y/o frases.

Traducción de textos

Con el uso de las herramientas de IA se eliminaron las barreras del idioma. Por ello, se puede acceder a textos y herramientas que nos permitan ampliar nuestros conocimientos y realizar análisis de manera más completa y detallada, no importando en qué idioma estén escritas. Para ello, basta con introducir el texto que se desea traducir en la herramienta de IA y ¡listo!

Resumen y puntualización de textos con IA

Las herramientas de IA no solo traducen textos, también los pueden resumir y extraer de ellos las ideas principales. La presentación final dependerá de las instrucciones que nosotros le suministremos, puede ser en forma de lista numerada, texto continuo, tablas, etc. Para realizar estas tareas tan solo debemos seleccionar el archivo que deseamos resumir y “explicarle” a la IA como queremos la presentación final.

Utilizando la IA para preparar clases y pruebas

Para los profesionales que nos dedicamos a impartir clases a diferentes niveles, la IA nos abre la posibilidad de crear material didáctico en segundos. Desde guías de estudio a pruebas de evaluación.

Trabajar de manera colaborativa en un proyecto

Existen herramientas que permiten crear los presupuestos de la empresa de manera colaborativa, es decir, recibiendo datos de los diferentes departamentos involucrados, por ejemplo: ventas, finanzas, compras y logística. Cada colaborador autorizado puede interactuar con las proyecciones y la IA se encarga de consolidar la información recibida.

Por otro lado, los presupuestos se pueden basar en la información de años anteriores, en promedios o crear algoritmos específicos para cada producto. Algunas de estas herramientas no requieren que la información sea transcrita a hojas de cálculo. Los datos se obtienen, directamente, de los sistemas administrativos de la entidad.

Creación de múltiples escenarios usando IA

La IA es capaz de combinar innumerables fuentes de información para crear escenarios realistas, lo cual es muy válido en los cambiantes tiempos actuales e imprescindible en determinadas situaciones puntuales. Hace ya muchos años, cuando trabajaba como contralora para una transnacional, nos enfrentamos a la tarea de elaborar los presupuestos de 27 divisiones distintas para un año postelectoral. Las tendencias de voto no eran para nada claras y el panorama a futuro podía ser bien distinto, ganara uno u otro candidato. Resumiendo, tuvimos que trabajar doble, realizando 54 presupuestos: 27 si el ganador era el  “Sr. A” y 27 si ganaba el  “Sr.B”. Hoy en día, la IA nos ayudaría considerando declaraciones, estadísticas, medidas económicas adoptadas por gobiernos de similares tendencias, cuotas de mercado, capacidad de consumo…

Seguimiento de las cifras

Si la IA nos ayuda a crear presupuestos, también nos ayuda a detectar variaciones con los niveles de detalle más específicos. Estas variaciones ya no tienen que ser detectadas a fin de mes. Al establecer una conexión directa con los sistemas de la empresa, se pueden crear alarmas de manera diaria que permitan tomar medidas correctivas que minimicen las desviaciones. De igual forma, cada usuario autorizado podrá conocer su porcentaje de cumplimiento y realizar correcciones a tiempo.

Análisis de estados financieros

El análisis financiero ya no será un problema, puede realizarse de manera rápida y confiable, ya que la transcripción de los datos no es necesaria (evitando errores) y los cálculos se realizan en segundos. El análisis vertical y horizontal, tanto en valores absolutos como relativos, el cálculo de los índices financieros, la creación de gráficas, todo se generará de manera instantánea.

El panel de control (dashboard), ¿cómo lo desea?

Los reportes pueden ser creados de manera personalizada y variar de manera rápida, dependiendo de las necesidades de la organización. La información, resumida y visual, le permite a los directivos de las entidades tomar decisiones en tiempo real. Dada la capacidad de manejar grandes volúmenes de datos, la información obtenida es cada vez más precisa y por ello las correcciones deben ser más asertivas, lo que se traduce en un manejo preciso de los costos y en rapidez de actuación ante cambios del entorno.

Inclusión de la IA en los paquetes ofimáticos más utilizados

Los paquetes ofimáticos más utilizados, compuestos por hoja de cálculo, procesadores de textos, elaboración de presentaciones, correo electrónico y agenda,  ya  cuentan con sus propias herramientas de IA que potencian las características de cada elemento. Así pues, nos ayudan a elegir entre tonos de redacción, dependiendo de si queremos ser persuasivos u objetivos, elaboran diapositivas a partir de una frase, nos suministran tips sobre el público que asistirá a las presentaciones y generan lluvias de ideas acerca de un determinado tema, por nombrar solo algunas de las bondades. Por otro lado, estos paquetes también pueden interactuar con versiones de IA gratuitas y mejorar su rendimiento.

Entonces, ¿qué vamos a hacer los contadores?

La respuesta es simple: agregar valor a todos estos datos y tomar decisiones válidas y rentables para la entidad. Hoy nadie se plantea realizar una contabilidad de manera manual, como se hacía hasta hace unas décadas, todas las empresas han adoptado, de manera interna o externa, la utilización de programas contables y administrativos. De esta misma forma, la IA debe ser aceptada y utilizada como una herramienta que nos facilita el acceso a los datos que nosotros, con nuestro criterio y experiencia, debemos convertir en información útil.

Algunas de las herramientas comentadas en este post son gratuitas, otras no. Sin embargo, cada empresa deberá evaluar su realidad y adoptar aquellos instrumentos que mejor se adapten a sus necesidades. 

¡Nos hablamos amigo lector!

Si encontró útil este artículo y desea recibir nuestros newsletters, por favor, ¡regístrese!