Uno de los aspectos que más preocupa a los accionistas y gerentes de una empresa es el manejo de su inventario. Por lo general, este rubro representa una cantidad de dinero muy considerable y suele estar expuesto a numerosas vulnerabilidades. Así pues, la Inteligencia Artificial (IA) es una valiosa herramienta que nos permite optimizar la logística empresarial de las siguientes maneras:

Anticipar la demanda con Inteligencia Artificial

Los datos históricos son la base para realizar esta tarea. Las herramientas de IA pueden analizar cantidades ingentes de datos a fin de predecir las demandas futuras de cada ítem y generar las correspondientes órdenes de compra, verificar la entrega de los materiales y hasta registrar contablemente la factura de cada proveedor.

Pero, porque siempre hay un pero, la revisión de estas labores debe ejecutarla el ojo crítico y experto de un profesional con juicio en la materia. Analicemos una situación que hace no mucho atravesó toda la humanidad y que es un claro ejemplo de lo aquí expuesto: la pandemia. Si una IA hubiese analizado los datos históricos de ventas de mascarillas, de los últimos 50 años, los datos obtenidos no tendrían validez, ya que la situación en el 2020-2021 era totalmente atípica y no guardaba relación con las situaciones previas. Este mismo ejemplo es aplicable a los demás elementos que nos ayudaron a luchar contra esta situación. Así como, a la serie de negocios que se desarrollaron o disminuyeron producto del Covid.

Mejorando la cadena de suministro

Este punto es consecuencia directa del anterior. Al predecir la demanda, la empresa será capaz de establecer calendarios de entregas para cada artículo, lo que conlleva las siguientes ventajas:

• Optimización del espacio físico de almacenamiento
• Planificación del flujo de caja de la empresa
• Obtención de mejores condiciones económicas con los proveedores
• Mejoras en el flujo de trabajo interno de la organización

Errores al mínimo

Todos los que hemos manejado inventario conocemos la larga lista de errores que se pueden presentar en su manejo. Desde artículos que no son considerados en los conteos hasta intercambio de dígitos en la transcripción del código de un producto, pasando por errores en las tallas, colores y hasta en la unidad de medición. Estos casos, con el uso de la IA, virtualmente desaparecerían. Sin embargo, no debemos olvidar que este manejo libre de errores no es más que resultado de una planificación y programación diseñada y realizada por expertos contables e informáticos que le otorgaron a la Inteligencia Artificial el “alimento” adecuado para que comenzara a trabajar.

Detectando inconsistencias

La Inteligencia Artificial podrá determinar inconsistencias entre el inventario y las demás cuentas contables que se relacionan con él. El ejemplo típico es el mostrado en el siguiente cuadro:

Sé que el ejemplo es muy elemental, pero si la IA  ejecuta este análisis de forma diaria (en pocos segundos o minutos) la empresa puede ahorrar mucho dinero. Un ejemplo: imagínense una cadena por departamentos que adopta la política de realizar dos conteos diarios, a diferentes horas y en diferentes áreas. ¿No creen que el volumen de pérdidas disminuiría considerablemente? 

Otras inconsistencias detectadas podrían ser: 

• Diferencias entre las órdenes de compra generadas por la empresa y la mercancía entregada por el proveedor (en cantidad o descripción).
• Detectar un aumento desmedido en la venta de un ítem, lo cual debe ser investigado para analizar si existe una oportunidad de negocio no detectada o si es una situación puntual
• Disminución acentuada en la demanda de un producto, lo cual es bastante común en las compañías del sector tecnológico y de moda. Esto implicaría cese de la producción o compra de este artículo, además de la implementación de liquidaciones o ventas por canales diferentes a los habituales.

El síndrome de Diógenes empresarial

El espacio de almacenamiento es muy caro. Cada metro cuadrado cuenta y debe ser utilizado al máximo. Además del alquiler o costo de oportunidad del local, no podemos olvidar los seguros, impuestos municipales y sistemas de seguridad, por nombrar solo algunos gastos,  que merman la utilidad de la empresa. Es por ello que un análisis por producto es necesario. Se asombrarían de ver como muchos empresarios guardan durante años productos que no tienen salida y se niegan a liquidarlos. Un análisis realizado por una IA, producto por producto, mostrando desde que fecha no se vende cada ítem, ayudaría a adoptar medidas más expeditivas, logrando mayor espacio físico y menores costos para la compañía.

Un mejor diseño = mejores resultados

La IA puede ayudar, y mucho, a optimizar el diseño de un almacén, disminuyendo el espacio necesario y sugiriendo métodos de almacenaje específicos por producto. Regresemos a nuestro ejemplo de la tienda por departamentos donde se manejan miles de productos (sino cientos de miles) de las más diversas categorías. La IA puede ayudar a los especialistas a agrupar, ubicar y manejar esta variedad de ítems, considerando características como su rotación, volatilidad, fragilidad, vencimiento, necesidades especiales de temperatura y humedad… lo cual se verá reflejado en un incremento de la utilidad.

La Inteligencia Artificial nos suministra información y genera patrones, los especialistas toman las decisiones 

De nada le serviría a una organización contar con la más novedosa herramienta de IA si no toma decisiones en función de la información generada. Los accionistas y gerentes de las empresas deben utilizar su juicio profesional, experiencia y capacidad de negociación para convertir la información en acciones efectivas y concretas. Entender el negocio que se está manejando y las oportunidades y riesgos del entorno, así como las fortalezas y debilidades de la entidad, serán la clave para convertir información en buenos resultados.

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