En los actuales momentos la sostenibilidad y el control parecen ir de la mano. Cada vez es más común escuchar hablar de la factura digital y, por ello, hoy dedicaré el artículo a este tema.

¿Qué es una factura digital? 

• Es una representación gráfica a la cual se le agrega un número de control para convertirla en fiscal.
• Se puede enviar por cualquier medio digital (correo electrónico, WhatsApp y/o mensaje de texto)
• No es una factura manual escaneada.
• Una factura digital posee las mismas características que una factura emitida por medios físicos y respalda las transacciones comerciales realizadas por las empresas
• La factura digital tiene la misma validez legal tributaria que una factura impresa emitida por una imprenta autorizada.

 ¿Cómo se elaboran las facturas digitales? 

El proceso, muy simplificado, de elaboración de una factura digital es como sigue:

• La empresa emite la factura a través de su sistema administrativo (ERP)
• La factura es enviada a la imprenta digital, que la convierte en un documento fiscal, agregándole el número de control.
• La imprenta fiscal devuelve a la empresa la factura con el número de control y envía al cliente final el original de la factura.

Veamos la representación gráfica de lo comentado:

Adicionalmente, las imprentas digitales prestan otros servicios como son:

• Almacenamiento de la información
• Reportes de gestión
• Medios de pago

Factura digital y facturación electrónica, ¿son lo mismo?

No. La factura digital es la emisión de la factura de ventas cumpliendo los pasos anteriormente mencionados. La facturación electrónica, que en los presentes momentos no está legislada en Venezuela, es un proceso mucho más exhaustivo que, a grandes trazos, consistiría en:

• Crear un archivo que es enviado a la Administración Tributaria, con la información relativa a la facturación de la empresa.
• La información de cada factura se chequea a medida que estas se emiten. Por ejemplo, la Administración Tributaria revisaría que el RIF es válido y pertenece al contribuyente especificado en la factura. Una vez realizadas todas las revisiones en cada documento, el SENIAT aprobaría la emisión del mismo. Es obvio que este proceso requiere de una plataforma tecnológica muy consolidada para poder efectuar las labores requeridas en tiempo real.
• La facturación electrónica requiere de una firma electrónica obligatoria (código QR)

Base legal de la factura digital

La Providencia No. SNAT/2014/0032 es la base legal de la factura digital. Esta Providencia fue publicada en la Gaceta Oficial No. 40.488 del 02 de septiembre de 2014 y regula la emisión de facturas, notas de crédito, notas de débito, órdenes de entrega y guías de despacho realizadas por los prestadores de servicios masivos.

¿Qué empresas pueden optar por la factura electrónica?

Es importante recalcar que la Providencia 0032 no establece la obligatoriedad de usar la factura digital.  Al día de hoy, la factura digital es una opción, que no una obligación. Inicialmente, la factura digital se pensó para los prestadores de servicios masivos, sin embargo, el SENIAT ha abierto el abanico de empresas que deseen facturar por este medio, por lo que varias entidades se han acogido a él, entre ellas la Federación de Colegios de Contadores Públicos de la República Bolivariana de Venezuela. La idea es acercar la factura digital al mayor número de empresas y, que la futura transición a la facturación electrónica, sea lo más sencilla posible. La apertura ha sido posible gracias a lo establecido en el Art. 2 de la Providencia 032, donde se establece que la administración Tributaria “podrá incluir otros servicios” en la lista de empresas que deseen operar con facturas digitales.

Inicialmente, las compañías que podían optar por la factura digital eran:

• Agencias de viaje y similares
• Agua potable
• Aseguradoras
• Aseo urbano
• Courier y mensajería
• Televisión por suscripción
• Electricidad
• Beneficios sociales de alimentación, salud y juguetes
• Gas doméstico
• Internet
• Líneas aéreas
• Telefonía fija y móvil

 ¿Qué características tiene la factura digital?

La factura digital tiene, básicamente, las mismas características que una factura emitida en una forma libre. Adicionalmente:

• Se incluye la hora de emisión de la factura y la fecha de asignación del número de control
• En el pie de página se indica que se emitió “conforme a la providencia administrativa SNAT/2014/0032”
• Se indica en qué fecha y a qué hora fueron generados los números de control asignados

¿Qué es una imprenta digital?

Es una empresa que está autorizada por el SENIAT para asignar los números de control de las facturas y otros documentos regulados por la Providencia No. SNAT/2014/0032. A fin de obtener la autorización de la Administración Tributaria, la empresa debe presentar una solicitud a la División de Fiscalización o Sector de la Gerencia Regional de Tributos Internos, adjuntando una serie de recaudos. Transcurridos, un máximo de 30 días hábiles, se emitirá la Providencia Administrativa que acuerde  o niegue la autorización para asignar los números de control.

En el portal del SENIAT podemos encontrar la lista de imprentas digitales autorizadas.

Mi empresa desea realizar facturas digitales ¿debe solicitar autorización al SENIAT?

Sí, las empresas interesadas en acogerse a este sistema de facturación deben presentar ante el SENIAT una solicitud. En la misma declaran, bajo fe de juramento:

• Que en su base de datos queda registrada electrónicamente la emisión, modificación y anulación de las facturas y otros documentos emitidos por la entidad
• Que dispone de capacidad técnica (propia o con terceros) para respaldar y resguardar adecuadamente toda la información
• Que permitirán a la Administración Tributaria la consulta permanente (24 horas/7 días de la semana/365 días al año), por vía electrónica, de la información generada en los seis (6) años contados a partir de la autorización.

Algunas imprentas digitales realizan estos trámites ante el SENIAT en nombre de sus clientes. La empresa no puede empezar a facturar hasta contar la autorización expresa de  la Administración Tributaria, la cual se otorga mediante una Providencia Administrativa de carácter particular.

Y el libro de ventas, ¿cómo lo hago?

Las imprentas digitales facilitan a sus clientes la posibilidad de consultar, a través de sus portales, los libros de ventas automatizados. Sin embargo, y dado que la normativa del IVA no se ha modificado al respecto, se debe generar el libro de ventas a través de los ERP utilizados por la empresa. Los reportes facilitados por la imprenta digital facilitarán la revisión y cuadre del mismo.

Si comienzo a emitir facturas digitales, ¿puedo, en un futuro, regresar a la facturación manual?

No, una vez la empresa empieza a realizar facturas digitales no puede regresar a las facturas en formas libres. El siguiente paso lógico sería implementar la facturación electrónica que, como se comentó en puntos anteriores, no está legislada en Venezuela.

Beneficios de emitir facturas digitales

Entre los beneficios de utilizar facturas fiscales encontramos:

• Disminución en los costos de impresión
• Aumenta la rapidez en el proceso de facturación
• El proceso de entrega de las facturas se optimiza tanto en costos como en tiempo
• El cliente cuenta con una factura digital que puede ser utilizada en diversos procesos contables y administrativos
• Disminución en los costos de almacenamiento y control de archivos
• Los datos se encuentran resguardados y accesibles en todo momento en los servidores de la imprenta digital

No queremos terminar  sin antes agradeceder a Smart Imprenta Digital por su colaboración para la realización de este post.

Amigo lect@r, espero que estas claves le ayuden a crear procesos más eficientes para su organización. En todo caso, esta es la idea de nuestro blog.

¡Nos hablamos!

Si encontró útil este artículo y desea recibir nuestros newsletters, por favor, ¡regístrese!