En el anterior artículo comentamos las características de los libros legales indicados en el Código de Comercio venezolano, hoy conversaremos sobre los libros del IVA desde un punto de vista no convencional. Comencemos pues:

¿Cuáles son los libros del IVA?

El Art. 56 de la Ley del IVA nos indica que “los contribuyentes deberán llevar los libros, registros y archivos adicionales que sean necesarios… para el control del cumplimiento de las disposiciones de esta Ley y de sus normas reglamentarias”.  Por otro lado, en el Art. 70 del Reglamento de dicha Ley se establece “los contribuyentes del impuesto (IVA) además de los libros exigidos por el Código de Comercio, deberán llevar un Libro de Compras y otro de Ventas”.

¿Por qué NO se registra la nómina en el libro de compras?

En junio del 2009, el SENIAT cambió su criterio en referencia a este punto, emitiendo el Memorándum SNAT/GGSJ/GDA/DDT/2009-0428-1395. En este documento se establece que “deben registrarse en los Libros de Compras y Ventas únicamente aquellas operaciones exentas, exoneradas o no sujetas que deban ser documentadas mediante facturas, notas de débito o de crédito”. Dado que los empleados no emiten a la empresa, para la cual prestan servicios bajo relación de dependencia, ninguno de estos documentos, la nómina no debe registrarse en el libro de compras del IVA.

¿Qué otras transacciones no se registran en el libro de compras?

De acuerdo al Art. 3 de la Providencia SNAT/2011/00071, mediante la cual se establecen las Normas generales de emisión de facturas y otros documentos, encontramos que las siguientes transacciones tampoco se deben registrar en el libro de compras, dado que no generan factura, notas de débito o de crédito:

• Las ventas de bienes inmuebles.
• Las importaciones no definitivas de bienes muebles
• Las operaciones realizadas por las bolsas de valores y las bolsas agrícolas,
• Los servicios de transporte público nacional de personas por vía terrestre.

Se mencionan estas transacciones, ya que son las más significativas a nivel empresarial, pero el mencionado artículo incluye once (11) supuestos.

¿Y las compras a personas no domiciliadas o no residentes en Venezuela?

Los compradores de bienes o servicios en Venezuela, a personas no domiciliadas o no residentes, están obligados, en carácter de responsables, a declarar y pagar el IVA por las operaciones que realicen en tales condiciones.

Para este efecto, los compradores deben emitir facturas propias a los vendedores por las operaciones que ejecuten. En dichas facturas se indicará:

• El precio de la transacción (compra)
• El débito fiscal generado: que será un crédito fiscal para el comprador
• El total de la factura

El monto del impuesto que conste en la factura no constituirá débito fiscal para el comprador del bien. Dicho impuesto deberá ser declarado por cuenta de terceros y enterado sin deducciones en el período de imposición correspondiente.

Estas facturas deben registrarse en los Libros de Compras y de Ventas. La situación antes descrita se presenta, por ejemplo, cuando el bien adquirido es intangible y su transmisión es vía electrónica, sin hacerse los procesos de aduana respectivos.

¿Las fechas importan?

Importan y mucho. En este caso lo importante no es el qué, sino el cuándo. El Art. 13 de la LIVA establece la temporalidad del hecho imponible y, por tanto, el instante en que las transacciones se deben registrar en los libros respectivos.

¿Tengo que registrar el número de control de las facturas?

Cuando examinamos detenidamente los artículos 75 y 76 del RLIVA, donde se establece la información que deben tener los libros del IVA, nos percatamos de que en ningún numeral aparece la palabra control. Es decir, la ley no establece que se deba registrar el número de control de las facturas en dichos libros. El hacerlo, es ampliar la información solicitada y puede dar muestras de transparencia y mayor control administrativo.

Entonces, ¿por qué los sistemas automatizados solicitan el número de control?

El número de control es requerido en los comprobantes de retención del IVA. De igual forma, y dependiendo de las necesidades de información de la empresa, el sistema pudo haber sido configurado para considerar esta información. Debemos recordar que los sistemas están diseñados para “solicitar” toda la información necesaria en los diferentes subprocesos contables y administrativos. 

¿Cómo registro una factura de máquina fiscal?

Las facturas emitidas por una máquina fiscal no tienen número de control, ya que no es un dato exigido en el Art. 14 de la Providencia SNAT/2011/00071 mediante la cual se establece las Normas Generales de Emisión de Facturas y Otros Documentos. Por lo tanto, al momento de registrar estas facturas en el libro de compras, el número de control puede quedar en blanco, aunque el contribuyente haya decidido colocar el número de control en los demás casos. Recordemos, el número de control no es un dato establecido en la normativa legal que rige los libros del IVA.

¿Debo llevar un juego de libros por sucursal?

La Administración Tributaria podrá… exigir que determinados tipos o categorías de contribuyentes lleven libros y registros especiales por su actividad económica, por la casa matriz y por cada una de sus sucursales o establecimientos (Art. 74 RLIVA). Aquí la palabra clave es podrá. De no contar con una orden expresa o un permiso del SENIAT, los libros de compras y ventas son únicos por cada contribuyente.

¿Puede mi contador tener los libros del IVA en su oficina?

La respuesta es rotunda: NO. La base legal la conseguimos en el Art. 71 del RLIVA que establece “los Libros de Compras y de Ventas deberán mantenerse permanentemente en el establecimiento del contribuyente”. Por ello, solicite a sus asesores contables que le envíen, vía electrónica, de manera quincenal o mensual, según corresponda, sus libros de ventas y compras.

¿Cuál es la manera ideal de archivar los libros del IVA?

Cada empresa es un mundo y cada contador otro. Sin embargo, les voy a comentar mi experiencia personal: los archivos de hojas sueltas en carpetas no funcionan. Cuando no falta junio 2023, no encontramos abril 2022. Es por ello que la solución que mejor me ha funcionado es la de pegar los informes correspondientes a cada periodo, en los libros empastados. No se pierden, se puede verificar fácilmente el orden cronológico y se mantienen íntegros y presentables por más tiempo.

Como siempre, amigo lector, espero que estas preguntas hayan ayudado a esclarecer alguna de sus dudas. ¡Nos hablamos!

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