En el anterior artículo, 9 Claves para prepararnos para una fiscalización, compartimos una serie de recomendaciones para afrontar una fiscalización del SENIAT y/o las Alcadías de la manera más adecuada. Sigamos pues con nuestro recorrido.

Cada oveja con su pareja o cada impuesto en su carpeta…

Se debe contar con carpetas separadas por tipo de impuesto (ISLR, IVA, Grandes Patrimonios, Impuestos Municipales..) y hasta por tipo de pago (Retenciones de ISLR, anticipos quincenales de ISLR o declaraciones estimadas, declaraciones definitivas…).

Datos, datos y mas datos

Todas las carpetas se complementarán con los papeles de trabajo que demuestren el cálculo de los pagos realizados. Por ejemplo, si hablamos de los anticipos quincenales de ISLR le anexaremos el libro de ventas y la declaración del IVA correspondiente a ese periodo. Si se trata de la declaración del ISLR estimado de un contribuyente ordinario anexaremos la declaración definitiva del periodo anterior.

En el caso de las declaraciones de ISLR anexaremos los cálculos de los ajustes por inflación, la conciliación de la renta, los comprobantes de retención entregados por los clientes y las declaraciones de ejercicios anteriores que muestren el impuesto no compensado, si fuera el caso. La idea es contar con todos los documentos a mano y evitar pérdidas de tiempo e información.

Digital y físico

Todos los recaudos se archivarán en formato físico y digital. Se recomienda que cada vez que se introduce una declaración en los portales electrónicos de los entes oficiales se archive, en carpetas electrónicas,  la declaración, el certificado correspondiente y/o los compromisos de pago generados. Estos documentos deben ser respaldados periódicamente no solo por el contador de la empresa, sino por el responsable de sistemas de la organización. Lo ideal es mantener varios respaldos en diferentes lugares para evitar pérdidas de información.

¿Qué documentos debo tener a mano ante una fiscalización del SENIAT o Alcaldía?

Los básicos son:

• Declaración de ISLR, definitiva y estimada, de los últimos 4 ejercicios
• Declaraciones de IVA con sus correspondientes libros de venta y compras de los últimos 24 meses
• Declaración del Impuesto a los Grandes Patrimonios de los últimos 4 ejercicios. Recordemos que este impuesto nace en 2019, por lo que para el momento de escribir este artículo consideraríamos todas las declaraciones realizadas hasta septiembre 2022.
• Declaraciones de los Impuestos Municipales correspondientes a los últimos 2 ejercicios

 Estados Financieros de acuerdo a VEN-NIF

El pasado 10 de febrero 2023, la Administración Tributaria emitió un nuevo criterio con respecto a la presentación de los estados financieros de las entidades. En el mismo se establece que al momento de una fiscalización del SENIAT, ésta puede solicitar los estados financieros bajo VEN-NIF y VEN-NIF PYME (principios de contabilidad generalmente aceptados en Venezuela). En el caso de que la empresa no cuente con los estados financieros bajo esta normativa, pueden acarrearse multas o sanciones. Este punto será analizado con más detalle en futuros artículos.

Pero ¿qué son los estados financieros bajo VEN-NIF?

 Las características más resaltantes de estos estados financieros son:

• Deben contar con los siguientes reportes:
  • Estado de situación financiera (balance general)
  • Estado de resultados integral
  • Estado de flujo de efectivo
  • Movimientos de Patrimonio
  • Notas explicativas
• Son comparativos, es decir, se muestra la información del año que se reporta y la del ejercicio inmediatamente anterior. Es importante señalar que para realizar el flujo de efectivo se necesita contar con las cifras de los tres (3) últimos ejercicios.
• Tienen que estar auditados
• Todos los estados financieros se presentan a valores históricos y a valores constantes a la fecha de la presentación. Es decir, ajustados por inflación.

Soportes contables requeridos por el SENIAT

Los siguientes documentos deben estar disponibles al momento de una fiscalización:

• Conciliaciones bancarias con sus respectivos estados de cuenta. Se sorprendería el saber cuántas empresas no realizan este básico análisis contable.
• Detalle de las cuentas por cobrar accionistas. La Administración Tributaria puede calificar, eventualmente, como dividendo presunto, tales préstamos. Para ello debemos demostrar que estas salidas de efectivo son realmente deudas de los propietarios con la empresa, por las cuales pagan unos intereses calculados a la tasa activa bancaria. Estos intereses se deben cobrar de manera efectiva y depositar en las cuentas de la compañía.
• Libro de inventario, con detalle de cada artículo, unidades iniciales, entradas, salidas, unidades finales, costo de cada compra y método de valoración de inventario utilizado.
• Auxiliar de Propiedad, Planta y Equipo donde se muestre para cada activo su respectiva fecha de compra, costo, vida útil, depreciación acumulada y valor según libros. Los ajustes por inflación ya fueron mencionados en el aparte fiscal.
• Cálculo detallado de los pasivos laborales donde para cada colaborador se señale nombre, cédula de identidad, fecha de ingreso, sueldo, variaciones en las remuneraciones, comisiones y demás pagos variables, días cancelados por concepto de bono vacacional, utilidades y prestaciones sociales, monto en Bolívares de la provisión por empleado y en total.
• Cuentas por pagar accionistas con sus correspondientes soportes. Por ejemplo: entradas de dinero debidamente asentadas en los bancos, compras de equipo que cuenten con su correspondiente factura, pagos de relaciones públicas sustentadas con la respectiva factura del restaurant, etc.
• Auxiliar de diferencias en cambio con la siguiente información: costo/valor original en moneda extranjera, tasa de cambio inicial, valor inicial en Bolívares, tasa de cambio final, valor final en Bolívares, diferencia en cambio. Cada uno de estos datos debe contar con su correspondiente soporte contable y ser calculado a la tasa oficial emitida por el Banco Central de Venezuela (BCV)
• Se evitará el uso de cuentas “globales” donde se incluyen erogaciones de la más diversa índole. Las cuentas de “gastos varios” no deben existir ya que los sistemas actuales informatizados permiten la creación de tantos auxiliares y subcuentas como sea necesario.

La conciliación fiscal

Un elemento fundamental en todas las declaraciones de ISLR es la conciliación fiscal. Es por ello que todos los componentes de la misma deben contar con su respectivo detalle a fin de justificar cada una de las partidas.

Tributos no Pagados

Debemos mostrar que impuestos conforman esta partida y cuál es el monto de cada uno de ellos. Las partidas más comunes son: Impuesto Sobre Actividades Económicas, aporte patronal del Seguro Social, FAOV, INCES, provisión del Aporte al Fondo Nacional del Deporte y LOCTI.

Impuesto a las Grandes Transacciones Financieras, multas y sanciones

Recordemos que este  impuesto no es deducible del Impuesto Sobre la Renta, al igual que las multas y sanciones que hayamos podido cancelar por infracciones cometidas por la empresa. Son un  ejemplo de ello los intereses de mora en el pago de la patente y/o las multas establecidas por el SENIAT en una fiscalización previa.

Espero que estos tips le ayuden, amig@ lector, a prepararse de manera más concienzuda para una eventual revisión fiscal. La lista aquí expuesta es solo enunciativa, lo importante es que adopte la cultura de la previsión y mantenga su archivo legal, fiscal y contable siempre organizado y al día.

¡Nos hablamos en una próxima entrega!

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