En el artículo anterior ofrecimos algunos tips para disminuir el fraude interno. Hoy aportaremos otros adicionales:

Registro propiedad, mobiliario y equipo

Registre y valore su propiedad, mobiliario y equipo. El adecuado registro de un activo fijo debe constar de varios pasos. El primero, el asiento contable en el cual se introduce la información, de la manera más completa posible, en los sistemas administrativos para que estos calculen automáticamente su depreciación y generen el gasto correspondiente.  A esta actividad le debe seguir el “etiquetado”, bien usando plantillas metálicas, calcomanías o códigos de barra.  Estas etiquetas deberán estar en cada uno de los activos y nos permitirán mantener un inventario actualizado de estos. Hoy existe una variedad de  software que facilita el  registro y control de este tipo de bienes. Recuerde, un adecuado registro es el primer paso para lograr un control de sus propiedades.  Si no lo registró, no existe y si no existe, el fraude es mucho más viable…

Controle sus activos fijos

Aunque parezca difícil, la pérdida de activos fijos en las empresas es un factor de riesgo que se está incrementando. La movilidad que tienen hoy en día un sinfín de equipos electrónicos e industriales, los hacen más susceptibles de fraude. Laptops, tabletas, celulares, medidores de datos electrónicos y las herramientas utilizadas en el campo de trabajo, son los elementos más vulnerables. Sin embargo, la perdida en este rubro no se debe limitar a la desaparición física del equipo, sino ampliarse hasta su manejo y cuidado. Un colaborador que cuida y hasta “mima” los equipos que se le suministran es muy diferente a aquel que no le da mayor importancia a los mismos. Por ello, les sugiero que incluya en el plan de evaluación de sus colaboradores un ítem que abarque este concepto, así como que establezca incentivos por el uso correcto de todos los equipos. Estoy segura que notará la mejoría. Otro punto que no debe olvidar es el realizar inventarios aleatorios de sus activos a fin de verificar los siguientes puntos:

• El activo está operativo y en buenas condiciones

• El activo está siendo manejado por la persona al cual se le asignó inicialmente. Si no es así, se debe actualizar el responsable del bien en los sistemas de registro.

• Permanece en el lugar indicado. No ha sido enviado a otra área o departamento.

• El usuario del activo sabe cómo manejarlo adecuadamente, conoce los riesgos de su funcionamiento y el bien está cumpliendo las funciones para las cuales fue adquirido (se sorprendería saber los diferentes usos que pueden llegar a darle sus colaboradores  a cada equipo…).

En fin, el equipo sigue en la organización y cumple sus funciones

Vehículos: evite su uso indebido

Evite el uso indebido de los vehículos de la empresa. Este procedimiento, que en algunas compañías puede reducirse a dos o tres automóviles, en otras empresas significa una salida de dinero muy importante (fraude). Pensemos en una compañía con una flota de vehículos que se dedica al transporte terrestre de carga. Algunos puntos a tomar en cuenta son, entre otros:

• Los vehículos siguen las rutas establecidas y no se desvían de las mismas. Para ello se debe controlar el kilometraje entre el punto de salida y el de destino, otorgando un margen preestablecido para cubrir eventuales inconvenientes. Se tomaran las previsiones del caso para que los sistemas de conteo no puedan ser bloqueados y/o manipulados.

• Cada vehículo debe contar con equipos de rastreo que permitan identificarlo, así como conocer su ubicación, en todo momento. Esta pauta, además de servir de control interno, puede ser de gran ayuda a la hora de un accidente o avería y complementa lo establecido en el punto anterior.

• El vehículo es utilizado solo para transportar mercancía de nuestros clientes.

• En los viajes largos se debe contar con choferes de relevo para establecer turnos de conducción. Esto significará seguridad para el personal, el vehículo y la carga.

• Las unidades deben estar dotadas de sistemas de radio que permitan comunicar al transportista con la empresa. Esto es muy importante en zonas donde no hay cobertura para los celulares.

• No se debe permitir el transporte de pasajeros ajenos a la compañía, ni a las labores propias de ese viaje. Además de ser inapropiado desde el punto de vista de la seguridad, representa un serio riesgo a la hora de un eventual accidente.

• Controle los horarios de llegada y salida de los vehículos. Este punto, aparte de ser fundamental para dar un buen servicio a los clientes, nos permite “inventariar” de manera rápida todas las unidades.  Tuve la oportunidad de dictar un plan de adiestramiento a una cadena de 72 concesionarios de vehículos extendidos por todo el país. Las historias que pude  escuchar son de lo más variopintas. Una de ellas fue la siguiente: un chofer del concesionario “A” debía recoger una camioneta en la planta automotriz “B”. La labor fue realizada un viernes a primera hora de la mañana. El tiempo estimado de viaje era de dos horas, por lo que a media mañana el vehículo debería estar en el concesionario, sin embargo, esto no sucedió. De hecho, el concesionario cerró sus puertas a las seis de la tarde sin saber nada del mencionado chofer. La noticia llegó el lunes siguiente, el empleado había decidido asistir durante el fin de semana a las fiestas de su localidad, junto con toda su familia. El resultado fue que a la salida de estas se produjo un choque, el vehículo quedó inservible y varias personas lesionadas. Saque usted, sus propias conclusiones…

Hoy nos hemos avocado al control de fraude en el manejo de propiedad, mobiliario y equipo. En el siguiente post abordaremos otros aspectos sobre este tema.

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