13 tips para disminuir el fraude en la empresa – Parte III

En los dos artículos anteriores hablamos sobre como disminuir el fraude en la empresa. Hoy, concluiremos este tema. Algunas recomendaciones adicionales pueden ser:

Anticipos Vs facturas

Concilie los anticipos dados a proveedores contra las facturas recibidas y realice cortes mensuales donde se refleje el estado de cuenta de cada empresa. Es práctica común el otorgar anticipo a los proveedores a cambio de un determinado bien o servicio. Sin embargo, muchas veces no se le hace un seguimiento adecuado a estos montos y cuando pasa mucho tiempo los mismos se han “perdido” o se encuentran registrados en auxiliares que no le corresponden. Aunado a esto va el hecho de que, en algunos casos, no solo se le otorga dinero como adelanto, sino también materia prima para que sea procesada fuera de la empresa. En estos casos, la elaboración del estado de cuenta mensual se hace imperativa para controlar las salidas de dinero y materia prima y la entrada de  productos en proceso o terminados y así evitar el fraude en la empresa.

Cuentas por cobrar empleados

Mantenga al día las cuentas por cobrar empleados y discrimine su origen claramente. Las cuentas por cobrar que una empresa tiene con sus empleados puede obedecer a muchos factores: prestamos en efectivo a ser descontados en futuras nominas, pagos a crédito de productos vendidos por la compañía, anticipo de prestaciones sociales y/o bonos, anticipo para gastos de viaje… dependiendo del tipo de deuda se deberá registrar en un apartado u otro del estado de situación. Sin embargo, lo que no puede faltar es la revisión mensual de cada uno de estos préstamos y la corroboración frente a los necesarios soportes contables y administrativos (facturas emitidas por la entidad para el caso de ventas, formatos del departamento de capital humano para los anticipos y/o préstamos por cuotas, facturas que soporten los gastos de viaje, etc.).

Cuentas por cobrar accionistas

Chequee las cuentas por cobrar accionistas y evalúe las implicaciones fiscales que tienen tales cuentas. Los retiros de los accionistas deben ser analizados concienzudamente. Aquí se deben establecer pautas de diferente tipo:

 Pautas de procedimiento:

• Sueldo: Es una política sana que los accionistas de una empresa se fijen un sueldo y lo cobren de manera ordenada y periódica. Su nómina, tiene que ser manejada de manera confidencial por lo delicado del tema y debe ser realizada de manera quincenal o mensual igual que la de cualquier empleado a fin de garantizar la transparencia en los datos contables y entre los mismos socios. Recuerde, el orden es un excelente enemigo del fraude.

• Retiros diferentes a sueldo: Estos retiros se hacen, en la mayoría de los casos, “a cuenta” de futuros dividendos y se recomienda que entre los accionistas se acuerde el procedimiento a seguir. No se puede ver la cuenta de la compañía como la cuenta personal de los accionistas. Se recomienda que los retiros sean organizados y proporcionales al número de acciones que se posean. De igual forma, deben realizarse de manera sincronizada y periódica. Para cada país se deberá analizar las implicaciones fiscales que tienen las cuentas por cobrar accionistas y los retiros realizados.

Pautas administrativas:

• Mensualmente se le entregará a cada accionista su estado de cuenta. Es una política sana que esta información sea compartida entre todos los propietarios a fin de que cada uno de ellos esté al tanto de la situación de los demás. Esta recomendación cobra especial importancia en las empresas familiares. El conocer la situación de sus pares elimina suspicacias y “regula” los retiros indiscriminados. 

Amortización prepagados

Realice cuadros de amortización de todos los gastos prepagados: seguros, publicidad, honorario y contratos de mantenimiento, entre otros. Estos análisis deben ser realizados por personas del departamento de contabilidad, ajenas a las tareas de compras a fin de garantizar total imparcialidad en el proceso y evitar el fraude por no cumplimiento de los contratos firmados.

Discriminación de las retenciones de impuestos

Los impuestos pagados por anticipado deben estar discriminados por cliente (para el caso de retenciones de ISLR e IVA). Esto facilita el análisis contable y administrativo. De igual forma, se debe contar con una carpeta donde se archiven todos los comprobantes de retención, ordenados por tipo de impuesto, empresa emisora y fecha. La carpeta se renovará anualmente para cada ejercicio contable. Debemos recordar que cada una de esas páginas equivale al monto expresado en ella. Aquí el enemigo a batir suele ser la negligencia. Recuerde: el no contar con el debido comprobante, realizado de forma correcta y apegada a las pautas legales establecidas, es como haber perdido ese dinero. 

Análisis de los préstamos

Los pagarés deben vaciarse en sendas hojas de cálculo que nos permitan “auditar” los montos cobrados por los bancos, tanto en lo que se refiere a intereses, como a capital, comisiones y demás gastos del crédito. Se debe poner especial cuidado en la cancelación de hipotecas o préstamos similares en los cuales debemos obtener documentos de liberación o finiquito. El no obtener estos documentos en el debido momento puede causar grandes trastornos a la empresa. Las tareas de control periódico deben ser llevadas a cabo por personas ajenas a tesorería.  Aquí el punto a chequear es el cargo indebido o exagerado de partidas por el banco. Recordemos que las entidades bancarias son las primeras en recordarnos que el control de fraude es una tarea compartida… 

Cuentas por pagar: análisis mensual

Se debe auditar las cuentas por pagar proveedores de manera mensual cuadrándolas con sus respectivos anticipos (ver punto 1). 

Empleados “fantasma”

La revisión de los empleados incluidos en los recibos de Seguro Social y Fondos de ahorro para viviendas y similares, debe hacerse periódicamente. No sería la primera vez que un empleado que se ha retirado de la empresa hace meses siga apareciendo en estos reportes. 

Gastos de viaje y facturas adecuadas

Las facturas entregadas como soportes de los gastos de viaje deben cumplir las formalidades exigidas por los organismos fiscalizadores. En algunas empresas esta política implica la NO cancelación de facturas fiscalmente inválidas. Usted determinará hasta que punto debe aplicar esta medida en su organización. Le sugiero ver: https://www.rodriguezc.com/portal/siete-tips-para-gestionar-los-gastos-de-viaje/.

Comunicación empresarial

Comunicar a nuestros colaboradores que considera la empresa “uso no adecuado de los equipos y herramientas de la organización”. Lo que para una compañía puede ser no aceptable, como por ejemplo, el uso indiscriminado del teléfono, sobre todo para llamadas a celulares y larga distancia, la utilización de internet para realizar trabajos estudiantiles, la obtención de fotocopias de documentos personales, la sustracción de material de oficina, la desaparición de pequeños equipos de escritorio…para otra empresa  simplemente no tiene ninguna importancia. Lo que debe quedar claro cuál es la postura de la organización y que conducta se espera de los colaboradores de la misma.

Medidas para evitar conductas no deseadas

Si usted considera que las conductas enumeradas en el punto anterior deben ser evitadas, le sugiero las siguientes medidas:

• Mantener el material de oficina controlado y llevar estadísticas de su consumo a fin de garantizar unas entregas suficientes y adecuadas.

• Establecer procedimientos donde se aclare cómo va operar la empresa en caso de incumplimiento de las pautas acordadas. Estas deben ser claras y nuestros colaboradores las deben conocer. Recuerde siempre adaptar estas medidas a las leyes de su país.

• Suministrar a los empleados escritorios con llaves que le permitan mantener sus equipos debidamente resguardados (parece obvio, pero…)

• Tratar de mantener un ambiente colaborativo y de mutua confianza entre la empresa y sus empleados.

Horario presencial y remoto

Comunicar a nuestros colaboradores que considera la empresa un “cumplimiento adecuado del horario”. Cada vez más las empresas están optando por el teletrabajo, las oficinas abiertas 24 horas, los horarios flexibles, la conciliación trabajo-familia. Sin embargo, todavía queda un largo camino por recorrer y cada empresa debe dar a conocer, de manera clara, cuál es su postura y que espera de sus empleados.

Obsequios y felicitaciones

Para terminar, se crearán procedimientos claros acerca de la recepción de obsequios por parte del personal de la organización. Conozco el caso de varias empresas que han tenido que prohibir la recepción de regalos en sus oficinas. La cantidad y calidad de los mismos hacía sospechar que no eran una simple “felicitación por las pascuas”. Este tema debe quedar establecido en los procedimientos de la organización y formar parte importante del ADN empresarial.

Como siempre, me gusta recordar que el sentido común y la experiencia son nuestros mejores aliados.

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