La mejora de los procesos de una empresa pasa, sin lugar a dudas, por el control del fraude interno. Este puede darse a todos los niveles de la organización y puede llegar a perjudicar seriamente la salud de la entidad. Veamos algunas consideraciones a este respecto:

¿Qué se considera fraude?

Según la Real Academia Española se define como fraude una “acción contraria a la verdad y a la rectitud,que perjudica a la persona contra quien se comete”. Así pues, esta definición abarca todas las aéreas de la organización, desde la comercialización de sus productos hasta la elaboración de los mismos. Esto nos lleva a pensar que un equipo descontento, poco motivado y con baja identificación con la empresa, será más propenso a cometer fraude que uno que se considere adecuadamente remunerado y que tenga un salario emocional positivo.

Secretos de producción

Un fraude de lo más común es aquel que involucra los secretos de producción. Tanto es así, que se sabe de empresas donde la “receta” para preparar el producto no la tiene una solo persona y que la misma se elabora después de armar un rompecabezas donde cada integrante del equipo se encarga de un “pedazo” del proceso. La firma de contratos de confidencialidad, la oferta de participación en los beneficios y el riesgo de sanciones de índole legal son un cóctel que se ofrece en muchos casos para frenar este riesgo.

Efectivo: lo más tentador

El rubro que quizás presente mayor riesgo sea el efectivo, por ello, minimice las cobranzas en efectivo. Hoy existen toda una gama de alternativas como son los cheques (cada vez más en desuso), las transferencias, las tarjetas de débito y crédito. Cuando la naturaleza del negocio (detal al público) no haga posible el eliminar esta alternativa de pago, debe efectuar varios cortes de caja al día y varios depósitos en el banco (si las sumas no superan ciertos límites y la entidad está cerca de la empresa). Los depósitos en el banco deben realizarse a diferentes horas y siguiendo vías de acceso distintas.

El efectivo que permanezca en la empresa debe estar resguardado en una caja de seguridad, la cual manejará siempre la misma persona (con otra persona de respaldo para casos de emergencia o enfermedad). Si el volumen de efectivo es muy grande quizás necesite los servicios de un transporte de valores que garantice su entrega segura en las entidades bancarias. Recuerde a mayor cantidad de efectivo mayor riesgo de fraude. 

El área de caja de una empresa

El área de caja debe estar resguardada y los mostradores deben contar con un diseño que permita al cajero trabajar de la manera más segura. Estos espacios deben ubicarse en zonas donde el acceso sea restringido y vigilado. Conocí una transnacional que ubicó a su cajera en una zona de paso y, como era de esperar, un día desapareció un pago en efectivo de encima del mostrador, nunca supimos que pasó y el monto le fue descontado de su sueldo a la empleada…

Pagos Vs factura

No reciba pagos sin haber emitido la correspondiente factura. Cada pago debe contar con el soporte adecuado.

Puede parecer anticuado, pero…

No acepte cheques “Al portador” o con el beneficiario en blanco. Todos los talones deben venir a nombre de la empresa y con la leyenda “No endosable”. Coloque en una zona visible de sus facturas a nombre de quien se deben emitir los pagos, evite abreviaturas o siglas que puedan ser manipuladas. Un cartel con esta misma información se debe colocar en la zona de caja. No acepte cheque postdatados.

Contra el fraude: procesamiento diario de la información

Las cobranzas deben procesarse, como mínimo, de manera diaria. Cuando existen cortes de caja se debe hacer en cada corte. La información debe entrar al sistema administrativo a la brevedad posible y con un nivel de detalle muy especifico. Cada vez que se reciba un pago tenemos que ser capaces de discriminar el cliente, la factura, si es un pago total o un abono parcial y si además tenemos retenciones de impuestos que debemos registrar y comprobantes de soporte que tenemos que solicitar a nuestro cliente.

Cajas de seguridad

Para el caso de empresas que manejen moneda extranjera y/o cheques de viajero, el uso de una caja fuerte es imprescindible. Se recomienda contar con dos cajas de seguridad: una para el estricto manejo del efectivo y otra para resguardar documentos importantes para la empresa. Los usuarios de ambos tipos de información no son las mismas personas.

Auditorías “sorpresas”

Se deben realizar auditorias de las cuentas por cobrar de manera sorpresiva. Se deben vigilar con especial cuidado aquellas facturas que han superado ampliamente su plazo de pago o que han sido elaboradas en moneda extranjera. Estos clientes deben ser contactados telefónicamente y solicitarles que nos expliquen a que se debe su retraso en el pago. En más de una ocasión nos sorprenderá saber que la factura ha sido cancelada y el pago no ha sido reflejado en la contabilidad de la empresa ya que aparece como un depósito desconocido en el banco o fue realizado en efectivo y el mismo no ha sido entregado a la compañía. Conozco el caso de un gerente de división que un diciembre realizó el cobro de una factura en dólares americanos y se marchó de vacaciones. En enero, cuando entregó el dinero en la empresa ya era demasiado tarde, había perdido su empleo y aunque su intención no había sido realizar un fraude, el mal estaba hecho. 

Inventarios: mermas y desperdicios

Los inventarios de las empresas son partidas muy susceptibles a las perdidas. Las empresas invierten ingentes cantidades de dinero tratando de controlar las mermas en este rubro. Por ello,  ofrecer primas a los empleados cuando se hayan minimizado los “desperdicios” de materia prima y el aprovechamiento de la misma supere un porcentaje previamente acordado puede ser una excelente iniciativa. Igual patrón se puede seguir para premiar la falta de roturas, desperfectos y/o mermas en productos en terminados.

Almacenes ordenados

Es muy necesario, mantener los almacenes ordenados y clasificados por tipo de mercancía y realizar conteos sorpresa. Al momento de realizar estos inventarios verifique que los empaques contienen la mercancía detallada en su exterior. No sería la primera vez que en vez de tener un almacén de productos terminados se tiene un depósito de cajas vacías o con productos usados. Estos conteos deben ser realizados por el personal de auditoría interna o administración.

Revise, en los almacenes, los sitios apartados y menos visitados. Estos pueden convertirse en un escondite perfecto para abandonar artículos usados que son reemplazados por artículos nuevos. Esta práctica es muy común en las fábricas de textiles y calzados, donde los colaboradores menos fieles desechan zapatos o ropa usada y se visten con productos procedentes del inventario.

Tecnología actualizada y autorregulación

Establezca sistemas de control de mercancía donde varios departamentos se involucren en el proceso y se regulen entre sí. El uso de sistemas computarizados y de lectores de barra minimizan los errores humanos.

Información cruzada

Diseñe informes que le permitan cruzar información entre material entregado y productos elaborados o vendidos. Si sabemos que con un litro de insumo X se fabrican 100 productos P y solo han sido elaborado 30 productos, es muy fácil determinar cuánto material le queda a nuestro colaborador.

Sustracción de mercancía: un clásico del fraude

Implemente, en las tiendas, sistemas de seguridad que le ayuden a detectar la sustracción de mercancía por parte de terceros. El uso de “calcomanías” codificadas para el caso de libros y/o medicina o de dispositivos más visibles para otro tipo de productos pueden ser muy útiles.

Descuentos y mercancía gratuita

La política de vender los productos a los empleados con descuento puede ayudar notablemente a mejorar el ambiente de trabajo y a disminuir las pérdidas de mercancía. Existen empresas de consumo masivo que, de forma mensual, otorgan a sus empleados una cierta cantidad de sus productos de manera gratuita. Esta práctica que a la empresa le significa un costo más que asumible, puede reducir las pérdidas de manera sustancial.

Como se puede ver la experiencia, el sentido común y la inventiva colaboran para minimizar los fraudes. En el próximo artículo aportaremos otras ideas con respecto a este tema.

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