En la mayoría de las empresas se tienen que gestionar los gastos de viaje de manera diaria. Esta tarea se puede convertir en una marea inmanejable de papeles, así como en un agujero negro donde los gastos parecieran no tener fondo o, por el contrario, bien manejada, puede reportar ahorros a la empresa y una muy buena fuente de información. Consideremos algunas recomendaciones:

Etapas de los gastos de viaje

Toda reposición de gastos pasa por estas fases:

• Establecimiento de las políticas de gasto
• Planificación
• Generación
• Revisión
• Contabilización
• Análisis.

Políticas de gasto

El establecimiento de políticas de gasto es fundamental para un adecuado manejo de los mismos. Estas políticas deben de ser del conocimiento de todos los empleados y es muy recomendable que se encuentren disponibles en la página web de la empresa para ser consultadas cada vez que se requiera. A la larga, evitará malos entendidos entre la empresa y sus trabajadores.

Deben de ser redactadas con amplitud de miras y tratando de considerar las más diversas situaciones, así como las diferencias existentes entre los cargos de la organización y las situaciones a las cuales se pueden ver expuestos diferentes niveles jerárquicos.  La actualización de las asignaciones y situaciones debe ser permanente y contemplar las nuevas necesidades de acuerdo a los avances tecnológicos (uso de redes wi-fi, celulares, compra de consumibles para equipos portátiles, etc.…).

Deben abarcar aspectos básicos como la asignación para cada una de las comidas, la noche de hospedaje, los hoteles y agencias de alquiler de vehículos por zona geográfica, las agencias de viaje relacionadas con la empresa, los montos acordados por kilometraje, gasolina y mantenimiento de vehículo, hasta situaciones tan  dispares como la boda de un cliente o el fallecimiento de otro. Estos últimos ejemplos, en las empresas pequeñas, son manejados con gran discrecionalidad por los dueños de la compañía, pero cuando se cuenta con un grupo de ventas o de técnicos viajando por todo el país y estableciendo relaciones con una red interminable de contactos pueden ser fuente de problemas.

Otro ejemplo es la discrecionalidad de los líderes de sección para “motivar” a su equipo o simplemente cubrir los costos de una cena para terminar tal o cual reporte.  Es muy desagradable el enterarse que la discreta comida que usted brindó a su equipo como premio por unas semanas de trabajo especialmente duro no es un “gasto reembolsable” aceptado por la organización y la misma debe ser cubierta por usted. Esto, aunque no lo crea, es una experiencia personal en una compañía transnacional que se vanagloriaba de motivar a sus empleados…

En resumen, se debe dejar muy claro el quien, donde, como, cuando y cuanto se puede gastar en cada caso y establecer que camino se debe seguir cuando surja alguna duda.

La planificación del viaje

La planificación es la fase donde se diseña el viaje en sí. Incluye desde la fecha del mismo, el modo de desplazamiento, la obtención de los billetes, la reserva del hospedaje, el alquiler del vehículo y la agenda de reuniones y tareas a realizar. En esta fase las organizaciones pueden realizar las tareas por su cuenta, con la ayuda de internet, o contar con agencias de viaje que le faciliten las labores de búsqueda y reserva de boletos, hoteles y vehículos.

Es muy recomendable contar con proveedores fijos y de cobertura nacional que faciliten las tareas y ofrezcan tarifas corporativas, estos pueden ser cadenas de hoteles, empresas de alquiler de autos, planes corporativos de viaje en avión, trenes y hasta autobuses, así como empresas de transporte ejecutivo que ofrecen un trato personalizado tanto en horarios como en disponibilidad de su personal y vehículos. La idea es optimizar el servicio y reducir los costos, manteniendo siempre unas pautas mínimas de respeto por nuestro personal.

Debemos asegurarnos de que los escenarios que se consigan nuestros colaboradores sean adecuados y “uniformes”. No es recomendable alojar a un empleado en un hotel cinco estrellas y otorgarle unos viáticos que no le permitan, ni siquiera, costearse el desayuno en el propio hotel.  La empresa debe verificar, cuando realiza intercambio con clientes o proveedores, que los mismos no van a desmejorar las condiciones que  inicialmente tiene la empresa para con sus empleados y que estos no se van a conseguir “sorpresas” cuando lleguen a su destino. Si esto pasa, lo único que va a crear en su equipo es una sensación de menosprecio hacia su labor, nada recomendable para mantener la moral de su equipo en perfecta forma…

Reportes de gasto

La generación de los reportes de gastos es una de las tareas menos apreciadas por los empleados del área comercial y técnica. Es algo innato, sus perfiles son, en la mayoría de los casos, reacios al trabajo administrativo y este tipo de labor se ve irremediablemente postergada. Es por ello que la dirección administrativa debe establecer unas fechas de entrega mensuales y hacer cumplir el cronograma de reportes. Muchas empresas utilizan el último viernes de cada mes como día administrativo y reúnen en sus sedes al personal disperso el resto del mes.

En esta fase, el viajante debe realizar los siguientes pasos:

• Vaciar en los formatos de reposición de gastos diseñados por la empresa, cada una de las facturas recolectadas en su último viaje, incluyendo fecha, hora, motivo del gasto, ciudad y monto, separando la base imponible de cualquier impuesto que pueda contener la factura, como por ejemplo el IVA.
• Registrar los anticipos recibidos considerando, fecha, monto, número de identificación (numero de cheque, transferencia,…) y vía de pago del mismo.
• Totalizar, al menos, por tipo de gasto y día, las erogaciones realizadas separando los costos/gastos de los impuestos.
• Explicar, brevemente, cualquier gasto no habitual y la causa que lo originó.

Las facturas deberán cumplir con los requisitos legales exigidos por los entes fiscalizadores y los tickets que no cumplan estos requisitos se sugiere registrarlos en columnas específicas bajo el nombre de “gastos no deducibles”. Es recomendable establecer un porcentaje máximo para este tipo de gastos ya que se supone son la excepción y no la regla.

Revisión de los gastos de viaje

La revisión es una tarea que exige además de tiempo, un conocimiento exhaustivo de las políticas de gasto de la empresa. Lo más recomendable es que la realice un departamento diferente a aquel que elabora el reporte, a fin de garantizar total trasparencia en el proceso. Esta área tendrá acceso tanto a los gastos como a los anticipos de tesorería, a fin de calcular los saldos puntuales y acumulados de cada empleado. Para ello comenzará con establecer que los montos reportados, por tipo de gasto, son los permitidos por las políticas de la empresa.

Se verificará cuidadosamente aquellos empleados que generan saldos acumulados de montos cuantiosos y se establecerán controles para impedir que un empleado acumule varios periodos sin reportar sus gastos.  Es muy útil, además, el establecer el cronograma de viaje a fin de verificar que las facturas coinciden con las ciudades y fechas y no existan “saltos” en los destinos y en los gastos. De igual forma, se chequeará que los servicios de hotel y alquiler de vehículos son los negociados por la empresa y se contará con información y mapas que informen cuando esta pauta se puede “romper”.

En definitiva, se supervisará que el quien, donde, como, cuando y cuanto son los que deben ser.

Contabilización del gasto

Una vez que los reportes de gastos están debidamente revisados y autorizados se procede a su contabilización. La misma se realizará estableciendo inicialmente si se trata de un costo, un gasto o un desembolso mixto. Posteriormente se establecerá el departamento o centro de costos y, a ser posible, el proyecto al cual deben ir asignados estas erogaciones. La idea, como siempre, es que la contabilidad ofrezca información para la toma de decisiones. Si los gastos son contabilizados de esta manera, la evaluación de costo/beneficio de cada proyecto será mucho más directa y fácil.

Analizando los gastos de viaje

El análisis de los gastos de viaje es un proceso que contempla varios pasos, todos ellos muy importantes, y que será desarrollado en mi próximo post. Hasta ese momento, espero que estos tips ayuden a mejorar los procesos administrativos de su gestión de gastos de viaje…

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