Para un empresario contar con información detallada y correcta puede significar la diferencia entre tomar una buena o una mala decisión. Un análisis de gastos de viaje bien realizado es una excelente herramienta de gestión y brinda información básica para mejorar los procesos que tienen que ver con las erogaciones por desplazamientos. Algunos puntos a tomar en cuenta son:

Datos para la toma de decisiones

Las reposiciones de gastos tienen datos que, analizados como información, nos permiten ahorrar y tomar decisiones que mejoraran los procedimientos operacionales y administrativos de la empresa. Ver https://www.rodriguezc.com/portal/siete-tips-para-gestionar-los-gastos-de-viaje/

Indicadores según la organización

Cada empresa debe crear sus propios indicadores para evaluar puntos específicos en su gestión y manejo de recursos. No es igual la información que necesita una empresa dedicada a la representación comercial de productos industriales que una firma de abogados o una compañía de telecomunicaciones.

Análisis centrados en el gasto

Los análisis se pueden realizar de diferentes maneras, veamos algunas de ellas centradas en el gasto en sí:

• Patrones y situaciones comunes de gastos
• Tendencias por tipo de gasto, zona y labor realizada
• Proveedores más utilizados, discriminados por tipo de gasto, zona, producto o servicio que ofrece, bienes sustitutivos…
• Valores relativos (%) sobre los ingresos y sobre el total asignado por tipo de gasto en comparación con los niveles de avance de las obras o del proyecto.

Análisis centrados en el departamento o trabajador

Los análisis también se pueden centrar en el departamento o en el trabajador. Aquí podemos establecer:

• Cumplimiento de las políticas de gasto
• Porcentaje de cumplimiento sobre los montos asignados
• Tendencias del gasto por trabajador y departamento
• Porcentaje de gastos de viaje sobre negocios concretados

Gastos por tipo de empresa y/o actividad

Los patrones y situaciones comunes de gasto nos permiten establecer peculiaridades en negocios muy específicos. Por ejemplo, una empresa que se dedica a instalar antenas para telecomunicaciones en zonas recónditas de un país, tendrá que realizar erogaciones específicas que no son comunes para otros departamentos, aun de la misma empresa. Por ejemplo, la cancelación de viajes en barcazas que permitan transportar equipos y personal a través de un río. Este gasto puede ser común en departamento de instalaciones y totalmente inadmisible en el departamento de administración. Una vez establecido donde y cuando este gasto es válido, entraremos a evaluar su monto, regularidad y en que fases de cada proyecto se debe realizar, entraríamos pues en las tendencias por tipo de gasto, zona y labor realizada. 

Análisis por proveedor

El análisis por proveedor, discriminando gasto, zona y tipo de producto o servicio, nos puede ofrecer las siguientes ventajas:

• Poder de negociación para obtener mejores condiciones y precios.
• Capacidad de análisis para poder determinar si es más conveniente tener activos propios o alquilados, por ejemplo, los vehículos que utiliza la empresa para sus desplazamientos y viajes.
• Zonas de difícil acceso con gastos muy particulares que requieren especial atención y un trato particular.
• Capacidad para negociar y seleccionar proveedores alternativos, en los casos que sea posible, que nos garanticen que el personal que viaja esté cubierto en todo momento y que además nos garantiza mayor poder de negociación.

Análisis vertical

El análisis vertical sobre los ingresos del proyecto es fundamental. Más de una vez un negocio que parecía muy rentable al comienzo, termina comido por los gastos adicionales que surgieron a lo largo del trabajo. No existe un porcentaje mágico que nos indique si estamos bien o no, el tipo de negocio, la experiencia y el sentido común determinaran esto. Otro punto fundamental es el porcentaje de gastos versus el avance del proyecto. Si cuando apenas se ha realizado un tercio de un desarrollo ya se ha consumido el 60% de los gastos de viaje, se deben analizar si esto está dentro de lo planificado o existen  variaciones no contempladas. Si es así, debemos analizarlas detalladamente y revaluar los números inicialmente planteados.

Análisis centrado en el trabajador

El análisis centrado en el colaborador y en su cumplimiento de la política de gastos nos permite determinar que trabajador merece una especial atención por parte de la empresa y cual cumple a cabalidad las pautas de la organización. Es común en todas la compañías el encontrar estos tres tipos de personas: las que cumplen los procedimientos establecidos en un porcentaje bastante alto pero que necesitan cierta supervisión y chequeo en los plazos de entrega (son la mayoría), aquellos que siendo excelentes colaboradores escapan de las labores administrativas y son proclives a saltarse de vez en cuando las normas (un pequeño porcentaje) y los que son excelentes en las dos ramas, sus tareas habituales y el cumplimiento de las pautas de viaje (otra minoría). El análisis centrado en el trabajador nos permitirá establecer medidas que premien las conductas adecuadas y motive a todo el personal a cumplir de manera proactiva las normas establecidas.

Análisis absoluto y relativo

Evaluar para cada trabajador el porcentaje de cumplimiento sobre los montos asignados es fundamental. Esta evaluación debe realizarse en montos absolutos (desviación expresada en Unidades Monetarias) y en montos relativos (desviación expresada como un porcentaje del gasto total asignado). Las cifras matemáticas deberán ser analizadas con sumo detalle, estableciendo diferencias por proyecto, tipo de gasto, zona y  época del año.  Se le solicitará a cada colaborador que cuando la desviación supere un determinado porcentaje del total asignado, escriba las causas de la misma, de manera concisa. Las desviaciones positivas deberán ser analizadas con el mismo cuidado de las negativas ya que son indicio de que algo falló en el pronóstico de gastos de viaje. Debe establecerse que porcentaje de desviación es aceptado por la empresa y el mismo será limitado ya que se supone que el presupuesto de gastos fue realizado de manera concienzuda.

Tendencias

El punto anterior es la base para establecer las tendencias de gastos por departamento y empleados, las cuales deberán ser analizadas periódicamente para ver si son consistentes, existen cambios o se mantienen en el tiempo y aquí es aplicable lo comentado anteriormente, no son de la misma naturaleza los gastos realizados por el departamento de ventas que los efectuados por el departamento de instalaciones…

Gastos de viaje Vs negocios realizados

El porcentaje de gastos de viaje sobre negocios concretados brinda información muy valiosa, ya que nos permite analizar a nuestros clientes así como a nuestro equipo. Todas las empresas conocen clientes difíciles que solicitan presupuestos y planes de trabajo sin llegar a concretar ninguno. Este es un punto que merece toda nuestra atención ya que este perfil debe ser detectado para evitar erogaciones inútiles y desgaste en nuestro personal.

Análisis básicos

Se pueden considerar como análisis básicos los siguientes puntos. Para cada uno de ellos haremos análisis en valores absolutos (en Unidades Monetarias) y relativos (porcentuales)

• Tipo de gasto: boletos y pasajes, alimentación, hospedaje, gastos de vehículo y relaciones públicas (en los casos que aplique). Usted en su empresa encontrará algún otro rubro que necesita analizar…
• Gastos por cliente, por proyecto y por visita: debemos ser capaces de establecer estos tres niveles a fin de generar información útil. Este apartado se aplica a clientes con proyectos que ya están en marcha.
• Gastos por cliente nuevo: nos permite cuantificar y calificar la actuación de nuestro departamento de ventas y relacionados.
• Gasto por proveedor, considerando tipo de bien y/o servicio, zona, histórico de precios y “peso especifico” de este suplidor dentro de nuestra empresa y, por supuesto, importancia que tenemos nosotros como cliente para él.

Información cuantitativa y cualitativa

Como se puede ver, el análisis adecuado de los gastos de viaje nos da información cuantitativa y cualitativa para la toma de decisiones. Una vez establecemos nuestros indicadores claves y sabemos leer la información que nos arrojan los gastos de viaje son una fuente permanente de información.

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