En el anterior artículo (https://www.rodriguezc.com/portal/diez-tips-para-preparar-el-cierre-contable-parte-i/) abarcamos las cuentas del activo, hoy nos preocuparemos de las cuentas más utilizadas en el resto del estado de situación. Así:

1. Préstamos bancarios: se debe manejar una cédula por banco, donde cada préstamo esté ampliamente detallado. La información básica que debe contener este cuadro es: número de préstamo, fecha de otorgamiento, fecha de vencimiento, tasa de interés, comisiones, si tiene o no amortizaciones parciales, cual es el método de amortización, fecha y monto de cada amortización (separando capital e intereses) y saldo después de cada pago. La suma de los préstamos por banco deberá ser igual a la mostrada en su correspondiente auxiliar contable, la suma de los bancos, tiene que coincidir con el total préstamos bancarios a pagar. Las deudas, a su vez, deberán separarse de acuerdo a su vencimiento: corto, mediano y largo plazo. Cabe resaltar que en esta cuenta solo deben aparecer los montos de capital pendientes de pago. Los intereses que estuvieren pendientes de pago para el momento del cierre, si es el caso, deben contabilizarse en la cuenta de intereses acumulados por pagar.

2. Anticipos recibidos de clientes: en esta cuenta se registrará a nivel extra contable, cliente por cliente y proyecto por proyecto, los anticipos recibidos a fin de garantizar un precio y/o de adquirir el material necesario para comenzar a elaborar un pedido específico de un comprador.  En el aspecto contable y para el caso de Venezuela, a fin de cumplir lo estipulado en la ley del IVA, recomiendo no recibir anticipos sin antes emitir una factura que soporte esa entrada de dinero, ya que la obligación de cancelar este impuesto (hecho imponible) nace, en la mayoría de los casos,  en el momento de recibir el pago adelantado y además, para el caso de contribuyentes especiales, tiene otras repercusiones a nivel de retenciones.

3. Cuentas por pagar proveedores: Se arquearán las facturas de los proveedores y se compararán contra los listados auxiliares manejados por el departamento de cuentas por pagar y los saldos contables. Sobra decir que los tres registros (arqueo, auxiliares y contabilidad) deben ser iguales y mostrar la misma información, tanto en cantidad a pagar a cada proveedor, como en número y tipo de documento. Las cuentas por pagar expresadas en divisas se actualizaran al tipo de cambio legal vigente para la fecha del cierre, generando el correspondiente diferencial cambiario que se registrará como ingreso/costo o gasto según aumente o disminuya la utilidad de la empresa. El fin último es mostrar un saldo realista y correcto de nuestras deudas.

4. Gastos acumulados por pagar: se registrarán en esta partida todas las provisiones de gastos que se deben realizar en cada cierre contable. Gastos como la luz eléctrica, teléfono, internet, comisiones de ventas, bonificaciones por cumplimiento de metas, aportes patronales laborales como seguridad social y ayuda para planes de vivienda, intereses pendientes de pago… Es decir, toda aquella erogación que corresponde al ejercicio que estamos cerrando pero que está pendiente de cancelación a su respectivo acreedor.

Esta partida tiene especial relevancia para el tema fiscal ya que si la provisión no se ha realizado adecuadamente, su deducibilidad fiscal se ve anulada en algunas legislaciones. Por otro lado, recordemos el principio contable de asociación de ingresos – costos y gastos que nos exige relacionar estas tres partidas para determinar unos resultados realistas y confiables.

5. Retenciones acumuladas por pagar: esta partida engloba las deducciones que la empresa le ha realizado a sus empleados y proveedores por concepto de deducciones fiscales. Las mismas pueden ser de carácter laboral como, por ejemplo, la seguridad social o el aporte para vivienda o, de carácter netamente tributario como las retenciones anticipadas sobre los impuestos a las ganancias (retenciones de ISLR) o las retenciones de IVA, ejecutadas por los contribuyentes clasificados como especiales. En todo caso, el análisis es el mismo: el detalle manejado por el departamento de Recursos Humanos debe coincidir con el saldo de los auxiliares contables, para los casos de seguridad social y aportes habitacionales. Una manera de registrar estas cuentas adecuadamente es contar con los recibos pendientes de pago para el momento de cierre y comparar el aporte de los trabajadores con lo señalado en dichos recibos.

Las retenciones fiscales (ISLR e IVA) efectuadas a terceros deberán manejarse con especial cuidado y contar con registros específicos por proveedor para cada tipo de impuesto. No tiene el mismo tratamiento, ni afecta las mismas cuentas, una retención de Impuesto Sobre La Renta que una de IVA. Recordemos que estas retenciones llevan conexas una serie de obligaciones fiscales que deben ser cumplidas en lapsos de tiempo muy cortos y de manera puntual. El no contar con los registros adecuados nos puede involucrar en acciones dolosas involuntarias que pueden tener serias repercusiones para la empresa y sus representantes legales.

6. Impuestos por pagar: engloba los impuestos que a final de año debe cancelar la empresa de acuerdo con la normativa legal vigente en cada país. El ejemplo típico es el impuesto sobre las ganancias (Impuesto Sobre la Renta). Otras partidas que, en Venezuela, deberán figurar en este apartado, si su empresa está dentro de los supuestos legales, son el aporte a las leyes de: Ciencia y tecnología, Deporte y Antidrogas. 

7. Pasivos laborales legales: las provisiones por este concepto deben ser calculadas empleado por empleado, considerando su fecha de ingreso, sueldo, anticipos y todos los supuestos legales correspondientes. Se realizarán los cálculos de manera mensual, tanto a nivel de recursos humanos como de contabilidad, y se actualizaran los registros respectivos.  Debemos recordar que estos cálculos llevan asociados, en algunos casos,  cancelaciones que deben ser realizadas en los plazos establecidos por las leyes laborales.  Además de tomar en consideración las leyes de carácter general se deberá considerar cualquier otro beneficio o mejora que esté pautado en contratos colectivos o similares, de manera que las cifras señalen exactamente cuál es la deuda con cada trabajador cubriendo todos los aspectos necesarios.

8. Otras cuentas por pagar: se clasificarán de acuerdo al deudor (accionistas, empleados, terceros no proveedores…) y de acuerdo a su vencimiento (a corto, mediano y largo plazo). La pauta general es que los análisis respectivos arrojen los mismos datos que la contabilidad, tanto en unidades monetarias como en el detalle de los documentos.

9. Capital social: se verificará que no ha habido movimientos que afecten el capital social de la empresa. Cualquier aumento o disminución en el número de acciones o valor de las mismas, venta o traspaso de títulos, o capitalización de utilidades no distribuidas, deberá ser analizado y registrado atentamente. Dichos cambios se traspasarán, de manera inmediata, a los libros legales correspondientes. Los socios, acciones y valor nominal de las acciones deberán coincidir con lo establecido en el documento constitutivo de la empresa y sus posteriores modificaciones.

10. Reservas legales y estatutarias: se registrarán las correspondientes reservas exigidas por las leyes nacionales y documentos constitutivos de la empresa. Para el caso de Venezuela, la reserva legal es del 5% de las utilidades obtenidas en el ejercicio hasta alcanzar el 10% del capital social de la entidad. Las reservas estatutarias se contabilizarán de acuerdo a las pautas de cada empresa, estableciendo para cada tipo de reserva una cuenta específica. Es bueno acotar que la mayoría de las empresas no tienen reservas estatutarias establecidas en sus documentos de constitución.

11. Utilidades no distribuidas: esta es, sin duda, la cuenta más chequeada del cierre contable. A ella llega el resultado neto (luego de impuestos y reservas) de cada ejercicio y en ella se acumulan, en forma de capas, las ganancias y/o perdidas de la entidad. Esta cuenta se nutre con las utilidades obtenidas y disminuye por: perdidas obtenidas en algún periodo, decreto de dividendos y/o capitalización de las utilidades no distribuidas (conversión de UND en capital social). Así pues, el patrimonio de la empresa está formado por: capital social, reservas legales y estatutarias y utilidades no distribuidas.

En el próximo artículo analizaremos las cuentas de resultado para así lograr unos estados financieros de cierre ajustados y confiables.

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