En los anteriores artículos abarcamos las cuentas del estado de situación, hoy terminaremos de preparar el cierre contable con las cuentas de resultado. Así:

1. Ingresos operacionales: se debe chequear que el total de ingresos operacionales del año sea igual a la suma de lo señalado en las declaraciones del IVA y otros impuestos referidos a las ventas. No puede faltar ninguna factura en el correlativo general y si alguna factura se eliminó, debe estar anexa al correlativo mensual correspondiente. Para aquellas empresas que ofrecen productos sujetos a diferentes alícuotas del IVA, se deberá revisar que cada monto de ventas ha generado la cifra correcta de impuesto y, que por consiguiente, el prorrateo de las deducciones fiscales también se ha llevado a cabo de manera correcta.

2. Ingresos no operacionales: dentro de este rubro podemos encontrar intereses ganados en colocaciones bancarias, diferencias en cambio, ganancias en ventas de propiedad, planta y equipo, reversos contables por ajustes contables y/o fiscales, entre otros, lo importante es que el origen del ingreso se establezca con la mayor claridad y se encuentre lo más detallado posible. Por ejemplo, si hablamos de intereses ganados es recomendable tener un auxiliar contable para cada banco, si la cuenta abarca ganancias en cambio es adecuado discriminar que rubro originó esa ganancia. Esta claridad en las cuentas facilitará su análisis contable y con fines impositivos al poder determinar claramente que partidas deben ser incluidas en tributos como el IVA y/o impuestos municipales.

3. Costo de ventas: esta cuenta es, por su naturaleza, de las más importantes para el cierre contable y por ello se recomienda seguir los siguientes puntos de verificación:

a. Chequear que el saldo del inventario inicial del ejercicio que estamos cerrando es igual al saldo del inventario final del ejercicio anterior. Esta observación que puede sonar obvia en la práctica ha ocasionado más de un dolor de cabeza al gremio de contadores…

b. Se recomienda registrar las compras separadas por proveedor. Así como en las cuentas por pagar contamos con un auxiliar por proveedor, de la misma forma debemos separar en las compras los diferentes suplidores. Esto facilita el análisis de las cuentas, tanto de resultado como de pasivo.

c. Seguir las pautas de toma y valoración de inventario suministradas en los anteriores artículos, en las cuales debe privar la obtención de un valor razonable para este importante rubro.

4. Otros costos de venta:

a. Mano de Obra Directa (MOD): la MOD incluirá de manera detallada no solo los sueldos sino todos los tipos de remuneración percibidas por los trabajadores: horas extras, bonos, pagos en equivalentes de efectivo, guarderías, seguros cubiertos por la empresa, prestaciones sociales, vacaciones, bonificaciones de fin de año, además de los aportes patronales a las contribuciones parafiscales como la Seguridad Social, los aportes para viviendas, educación y otros. Los gastos de personal deberán coincidir entre el departamento de contabilidad y los de capital humano, no solo en monto sino en asignación al departamento correspondiente y los aportes parafiscales deberán ser iguales a la suma de las facturas del ejercicio a cerrar.

b. Otros costos de ventas: abarca, entre otros, fletes y material de embalaje, costos e impuestos de nacionalización (cuando no se hayan imputado directamente a la cuenta del proveedor de la mercancía), gastos de viaje (por ejemplo: empresas de servicio que se desplazan por todo el territorio nacional para poder prestar sus servicios), alquileres y servicios públicos de los espacios destinados al proceso productivo, seguros de los bienes destinados a la producción, etc. En todos ellos se deberá contar con las correspondientes alícuotas de asignación de costo por artículo a fin de calcular los costos discriminados por producto. Los prorrateos se realizaran de forma lógica y considerando su complejidad. En el cierre verificaremos que los montos estén debidamente soportados por facturas, que éstas cumplan los requisitos legales exigidos por los entes respectivos y que los costos sean del ejercicio en curso y no de ejercicios anteriores. Los costos sujetos a amortización, como los seguros, deben estar debidamente calculados. Para realizar estas comprobaciones cruzaremos información con las cuentas de nuestro estado de situación tales como: activos prepagados, cuentas por pagar proveedores y gastos acumulados por pagar.

5. Gastos de operación: son aquellas erogaciones que, sin formar parte directa del producto, son necesarias para que éste llegue al consumidor. Se tienden a dividir en gastos de venta y gastos de administración. Veamos los rubros más comunes:

a. Gastos de ventas: como su nombre lo indica, son los relacionados con el proceso de mercadeo y ventas de los productos. Algunas de sus cuentas más representativas son:

i. Sueldos y demás remuneraciones: destacan aquí las comisiones otorgadas al equipo de ventas, las cuales deberán ser chequeadas con especial cuidado al momento del cierre anual a fin de provisionar de manera exacta los gastos acumulados por pagar por este concepto.

ii. Gastos de viaje a ferias, exposiciones y demás eventos publicitarios: se separaran los viajes nacionales de los internacionales y dentro de cada sección se discriminará lo relativo a boletos, viáticos, gastos de vehículo, etc. Esto es muy importante ya que los gastos realizados en el exterior tienen tratamientos fiscales muy específicos y no deben tener el mismo tratamiento que las erogaciones locales.

iii. Honorarios profesionales: asesorías recibidas de terceros en disciplinas como mercadeo online, diseño de estrategias en puntos de ventas y/o asesores de imagen. Se chequeará que los honorarios corresponden a las pautas descritas en los respectivos contratos y se provisionarán aquellos honorarios que se cobran por periodos vencidos o en función de resultados.

iv. Gastos de publicidad pautados por adelantado: se revisarán las tablas de amortización respectivas y se cruzará la información con los activos correspondientes.

v. Gastos de relaciones públicas: se verificara que los niveles de autorización se han cumplido y se registraran las cuentas que quedan pendientes de cancelación al momento del cierre.

vi. Servicios públicos, alquileres y depreciación de los equipos manejados por el personal de mercadeo y ventas: se tomarán medidas similares a las enumeradas en el punto 4 para los costos de fabricación similares.

b. Gastos de administración: son aquellos gastos relacionados a los departamentos administrativos de la organización y la mayoría de ellos son iguales o similares a los ya comentados (sueldos, honorarios, alquileres y mantenimiento de propiedad planta y equipo del departamento, seguros…), por lo que su evaluación para el cierre sigue las mismas premisas comentadas anteriormente.

6. Costos de financiamiento: se incluye en esta partida los intereses, timbres fiscales y demás comisiones que la empresa ha generado a lo largo del ejercicio. Se debe poner especial cuidado en las fechas de corte de los intereses a fin de registrar adecuadamente intereses pagados por adelantado o pendientes de cancelación. Se chequeará que no se han considerado costo de financiamiento lo que en realidad eran abonos a capital de un préstamo y viceversa. Se realizaran tablas de cálculo de intereses, de acuerdo a las condiciones de cada préstamo, con el propósito de verificar la razonabilidad del gasto calculado por las entidades financieras o cualquier otro acreedor de la organización. En resumen, se verificará la razonabilidad de este importante rubro.

7. Impuestos y reservas del ejercicio: Una vez calculado el resultado contable se procederá a determinar y registrar los correspondientes impuestos y reservas legales y estatutarias del ejercicio a fin de determinar el resultado final del mismo. Para ello se realizarán las correspondientes conciliaciones fiscales y se tomarán en cuenta las pautas establecidas en las diferentes leyes y en el documento constitutivo de la organización. Estos aspectos estos serán motivo de mis próximas publicaciones.

No quiero cerrar el último post de este 2.015 sin antes agradecerles a todas las personas que han leído, compartido y comentado mis anteriores publicaciones. A todas ellas, un millón de gracias y un sincero deseo de paz y prosperidad en estas fechas. Feliz 2016!.

Si encontró útil este artículo y desea recibir nuestros newsletters, por favor, ¡regístrese!