Parece mentira, pero ya nos encontramos a mediados de noviembre y el fin del año está cada día más próximo, sobre todo si consideramos las merecidas vacaciones decembrinas. Es por ello que hoy vamos a comentar los tips más relevantes para preparar el cierre contable de algunas de las cuentas más comunes:

1. Arqueo de caja chica: Se realizará un recuento de las monedas y billetes de cada caja, así como de las facturas y vales que sirven de soporte a los gastos efectuados. La suma de ambas (efectivo y facturas) tiene que ser igual al monto fijo de la caja chica. Es decir, si mi caja tiene un monto de 10 UM (Unidades Monetarias), la suma de efectivo y facturas deberá ser igual a 10 UM. En caso de presentarse diferencias se deberá averiguar la causa, realizar los correctivos necesarios y completar o disminuir el fondo de acuerdo a la diferencia encontrada (faltante o sobrante). Es importante, igualmente, chequear que todos los gastos tienen los niveles de autorización adecuados y que los gastos cancelados por este medio son los indicados para este tipo de cuenta.

2. Conciliaciones bancarias: Todos las cuentas bancarias, sean en moneda nacional o extranjera, deberán estar conciliados a la fecha de cierre. Una vez las partidas conciliatorias estén ubicadas deberán ser analizadas y registradas en la contabilidad. Conciliar no significa cubrir un formulario con interminables ítems no contabilizados, sino registrar todas las partidas pendientes en los bancos de la empresa. Estas afectan, entre otras, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y los costos y gastos de la misma. Se evitarán las cuentas tipo “partidas por conciliar” y se buscará en todo momento que los saldos en libros estén lo más cercanos a los saldos mostrados en nuestros bancos. Para las compañías que tienen su cierre contable el 31 de diciembre de cada año y, que además otorgan vacaciones colectivas a mediados de este mes, es una tarea más llevadera dado que en las últimas dos semanas del año no se tienen actividades comerciales y esto se traduce en la no existencia de movimientos de última hora.

3. Cuentas por cobrar clientes: Se arquearán las facturas de los clientes y se compararán contra los listados auxiliares manejados por el departamento de crédito y cobranzas y los saldos contables. Sobra decir que los tres registros deben ser iguales y mostrar la misma información, tanto en cantidad por cobrar a cada cliente, como en número y tipo de documento. Las cuentas por cobrar expresadas en divisas se actualizaran al tipo de cambio legal vigente para la fecha del cierre. Para el caso de las cuentas de cobro dudoso, se realizará la correspondiente provisión y aquellas cuya recuperación sea inviable se darán de baja de la cartera de la empresa. El fin último es mostrar un saldo realista y correcto de nuestras acreencias.

4. Cuentas por cobrar empleados, accionistas y otros: Se realizará el análisis detallado auxiliar por auxiliar, considerando la fecha de origen de la deuda, el motivo de la misma, si ha tenido o no abonos y cuál es el objeto de cada una de ellas. Cada cuenta se debe mostrar de manera clara y en el correspondiente nicho contable. Por ejemplo: no es igual una cuenta por cobrar a un accionista por concepto de un préstamo a una cuenta por cobrar por un anticipo de viáticos, aunque el receptor de los fondos haya sido  la misma persona. La primera de las transacciones se registrará en la cuenta por cobrar accionistas y la segunda en la sección de anticipo de viajes pendiente de reposición. Igual situación se puede presentar con los empleados de la organización: no es igual una compra a crédito de un ítem vendido por la empresa, que un anticipo de prestaciones sociales o un préstamo en efectivo a devolver en seis descuentos de nómina. Cada uno de ellos se registrará en una cuenta contable diferente, aunque correspondan al mismo empleado.

5. Gastos pagados por anticipado: Los ejemplos típicos de esta cuenta son los seguros y la publicidad. Para cada caso se deberán realizar los cuadros de amortización correspondientes, en los cuales se señale, entre otros: fecha de inicio y finalización de cada póliza/contrato, monto de la póliza/contrato, amortización mensual, tiempo transcurrido hasta la fecha de cierre, amortización acumulada a la fecha de cierre y monto prepagado de cada documento. Este análisis es fundamental tanto a nivel contable como administrativo ya que se convierte en una herramienta ideal para planificar las erogaciones para este tipo de gastos.

6. Impuestos pagados por anticipado: En estas cuentas se registrarán, por tipo de impuesto, las retenciones que nos hayan hecho nuestros clientes, las declaraciones estimadas o anticipadas canceladas en el ejercicio y los saldos a favor de la empresa que hayan podido quedar de ejercicios anteriores. El Impuesto Sobre la Renta (ISLR) es un buen representante de este tipo de cuentas. Es muy importante conciliar los reportes de retenciones entregados por nuestros clientes a fin de año con los registros contables de nuestra entidad, a fin  de verificar que los montos señalados en dichos resúmenes estén correctos. De igual forma, se deberá contar con un listado de clientes que deben entregar las retenciones y el monto por cada cliente. Para el caso del IVA, cuya revisión debe ser mensual, se chequeará que los montos señalados en la contabilidad coinciden plenamente con nuestro libro de compras y que igual cosa sucede con las retenciones de IVA, realizadas por nuestros clientes.

7. Inventario: Una vez realizado el inventario físico (https://www.rodriguezc.com/portal/diez-claves-para-que-la-toma-fisica-de-su-inventario-sea-un-exito/) se deberá proceder a su valoración de manera realista y tratando de mostrar su valor más razonable, lo cual incluye: “limpiar” el inventario de existencias no validas, obsoletas, dañadas o fuera de moda, utilizar costos realistas para la valoración y aplicar el método (LIFO, FIFO, Promedio) más adecuado al tipo de negocio y a las leyes locales. Estas pautas se aplicarán a todos los tipos de inventario: materia prima, productos en proceso y productos terminados. Si se considera adecuado y cónsono con el tipo de negocio, se realizará una provisión de inventario basada en datos realistas y estadísticos en combinación con las perspectivas de los próximos meses.

8. Propiedad, planta y equipo: para este tipo de activo se deberán adoptar, entre otras, las siguientes medidas:

1. Verificar que todos los activos están debidamente registrados de acuerdo a las políticas de la empresa. Es decir, que dentro de los activos no se encuentran costos o gastos o viceversa. Para ello verificaremos los montos mínimos de capitalización y las demás pautas contables preestablecidas.
2. Analizar el porcentaje de avance de las obras en proceso y chequear que las que están terminadas hayan sido contabilizadas como activo en su oportunidad.
3. Revisar los gastos de I+D y aplicar los patrones de capitalización establecidos en las normas contables.
4. Revisar la vida útil de la propiedad, planta y equipo y verificar que es la adecuada para cada tipo de bien.
5. Revisar que los métodos de depreciación son los adecuados para cada tipo de activo y que reflejan adecuadamente su desgaste. Por ejemplo, un vehículo es mucho más adecuado depreciarlo por kilómetros recorridos que por el método de línea recta.
6. Analizar con especial cuidado las incorporaciones y desincorporaciones de propiedad, planta y equipo
7. Realizar con el mayor detalle las tablas de amortización y depreciación de cada tipo de activo indicando: fecha de adquisición, costo, depreciación mensual, tiempo transcurrido a la fecha de cierre, depreciación acumulada, valor en libros. El gasto de depreciación así calculado deberá cuadrar con el mostrado en las cuentas de resultados de la empresa. En la actualidad la mayoría de sistemas administrativos y contables realizan estas rutinas de cálculo, sin embargo no debemos olvidar que el análisis previo y posterior de las cifras arrojadas por los sistemas corresponde a los responsables de las cuentas.

9. Propiedades de inversión: el análisis de esta cuenta pasa por verificar que los bienes contenidos en la misma son realmente propiedades de inversión, para ello deberá analizar cuál es su actividad comercial y para que utiliza cada uno de los activos señalados en la misma (obtención de alquileres de inmuebles, obtener plusvalías…). Recuerde que el fin último es mostrar un valor razonable de cada ítem para lo cual deberá analizar la información que pueda obtener de manera fiable y sin costos desproporcionados y que determinará el tratamiento contable final de este rubro.

10. Otros activos: analice el tipo de activo y aplique, de las pautas enumeradas anteriormente, la que mejor calce con el tipo de cuenta a revisar. Por ejemplo, si está chequeando los depósitos en garantía le servirá de guía una cédula similar a la de prepagados y/o propiedad, planta y equipo, donde se señale fecha del depósito, tiempo del contrato, transacción que cubre, monto…

Resumiendo, el fin último es garantizar la razonabilidad de nuestras cifras. Para ello, en próximos artículos veremos las demás cuentas de nuestros estados financieros.

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