La mejor herramienta para enfrentar una fiscalización es la prevención. Los contadores somos los responsables de indicar a nuestros clientes cuales son las características de una empresa “sana” y que pasos se deben dar para conseguirla. Esto es aplicable a las auditorías fiscales, realizadas tanto por el SENIAT como por las Alcaldías, por lo que la consigna es prevenir antes que curar, evitando de esta forma sanciones, intereses y declaraciones sustitutivas producto de las revisiones de los entes fiscalizadores. Veamos algunos puntos fundamentales a considerar:

Yo quiero mi factura

El único documento válido para sustentar las transacciones contables es la factura. Las compras de bienes o la ejecución de un gasto solo encuentran respaldo en este tipo de documento. Las notas de entrega, presupuestos, facturas proforma y demás documentos similares no son válidos al momento de realizar el registro deducible de una compra o gasto. Los egresos que no tengan como soporte una factura deberán ser registrados como “Gastos No deducibles”,  en la conciliación de la renta, al momento de realizar la declaración de anual de este impuesto (ISLR).

Facturas de acuerdo a las normas legales

Las facturas que se contabilicen en la empresa deben ser emitidas de acuerdo a las pautas establecidas por la Administración Tributaria, bien sea a través de una impresora fiscal certificada o bien por medio de talonarios realizados por imprentas autorizadas por el SENIAT, dependiendo del tipo de bien o servicio que estemos adquiriendo.

Documentos requeridos para realizar la fiscalización

Los representantes de la Administración Tributaria, al momento de visitar las empresas, dispondrán de los siguientes documentos que los autorizan a realizar la fiscalización de la entidad:

• Providencia Administrativa que autoriza al fiscal a realizar una actuación en la empresa. La misma contendrá un sello húmedo, un número e indicará que tipo de revisión se llevará a cabo. Las revisiones más comunes son:
  • Revisión de deberes formales
  • Revisión exhaustiva de un período fiscal determinado
  • Revisión específica de algún punto en particular, como es el caso de los precios de transferencia.
•  Acta de requerimiento de los documentos. Es decir, la lista de documentos que deberán ser puestos a disposición de los fiscales para que éstos puedan llevar a cabo las correspondientes verificaciones, de acuerdo al tipo de revisión efectuada.
• Identificación del funcionario que nos visita, la cual deberemos comparar con los datos señalados en la Providencia Administrativa correspondiente. Se recomienda, adicionalmente, que se constate en las oficinas del ente fiscalizador la identidad de los fiscales que nos visitan, esto con el fin de evitar estafas y otras acciones ilegales por parte de personas mal intencionadas.

Usuario y contraseña, por favor…

La empresa debe conocer todas las claves de acceso (usuario y contraseña) que le permitan acceder a los portales del SENIAT, Alcaldías y demás entes oficiales.  Se sorprenderían al conocer cuantas compañías no tienen esta información ya que su contador no se las ha suministrado oportunamente…

Citación del Representante Legal

Cuando el representante legal de una entidad es citado a través de un correo electrónico a fin de entregar los documentos solicitados por el ente fiscalizador, debe acudir a la sede del organismo el día y hora que se señale en el mail correspondiente. El representante legal de la empresa podrá designar un apoderado para que lo represente en tales gestiones. El no cumplimiento de este paso es considerado un incumplimiento de un deber formal,  de acuerdo a lo establecido en el Código Orgánico Tributario (COT) en su Artículo 155, numeral 7 y, por lo tanto, generará sanciones por parte del ente fiscalizador.

Acta de Entrega de Información Legal, Contable y Tributaria

Al momento de entregar los documentos a los organismos oficiales, el ente fiscalizador levantará el Acta de Entrega de Información Legal, Contable y Tributaria. Este punto reviste especial importancia y debe llevarlo a cabo una persona que conozca y entienda los documentos y soportes que se están suministrando, a fin de aclarar cualquier duda que pueda surgir en el proceso. De igual forma, es muy importante chequear que todos los documentos entregados figuren en dicha acta y que el organismo coloca el sello de recibido en los documentos entregados.

La actitud más adecuada: colaboración total

Durante el proceso de fiscalización la actitud más adecuada, por parte del contribuyente, es la de una sincera colaboración con el personal que nos visita. Aclarar cualquier duda durante la revisión, suministrar la información solicitada de manera ordenada y explicar en detalle las operaciones más complejas hacen que el proceso se realice con mayor rapidez y transparencia.

Documentos legales requeridos en una fiscalización

Debemos recordar que la entidad debe contar con los siguientes documentos actualizados:

• Documento constitutivo y modificaciones: las modificaciones y/o actualizaciones de la Junta Directiva, el Comisario, el Representante Legal y el Capital, por nombrar solo algunos de los aspectos más relevantes, deben estar debidamente asentados en el Registro Mercantil correspondiente. De igual forma se velará por la aprobación anual de los estados financieros de la entidad.
• Los libros legales (diario, mayor e inventario)
• Los libros de Accionistas, Actas de Junta Directiva y Administradores
• RIF de la empresa: vigente y con dirección actualizada en caso de que se hayan verificado cambios en la misma. Se chequeará, igualmente, que la dirección del RIF y la de los otros documentos de la empresa, como es el caso de las facturas, coincidan.

Libros de Accionistas, Actas de Junta Directiva y Administradores.

Por ser los menos conocidos nos detendremos, muy brevemente, en los libros de Accionistas, Actas de Junta Directiva y Administradores.  Algunas de sus características son:

• Estos tres libros están prescritos en el Art. 260 del Código de Comercio
• En el libro de accionistas debe aparecer la siguiente información correspondiente a cada socio:
  • Nombre y domicilio
  • Número de acciones que posee
  • Capital suscrito y pagado, tanto inicial como en los aumentos subsecuentes.
  • Cesión de acciones con fecha, número y monto de la misma (en caso de existir).
• En el libro de Administradores se plasman las deliberaciones y decisiones tomadas en las Juntas de Administradores. Para que una deliberación sea válida se requiere de la presencia de la mitad de los mismos. Los presentes deciden por mayoría de número. También se deja constancia de las políticas contables y administrativas que la empresa aplicará en sus operaciones, como por ejemplo: políticas de cobranza, contratación de personal, participación en licitaciones y concursos de adjudicación, métodos de depreciación, etc.
• Los Administradores de la entidad serán las personas designadas como tales en el documento constitutivo y sus modificaciones.
• Algunos de los puntos más comunes tratados en las Juntas de Administradores son: el lanzamiento de nuevos productos, la compra o ampliación de las oficinas y/o fábricas de la empresa, la necesidad de financiamiento, las remuneraciones del personal gerencial y directivo, la incursión en mercados foráneos…
• El Libro de Administradores no necesita ser habilitado ante el Registro Mercantil antes de ser utilizado. Se debe identificar con la razón social de la empresa, el número de RIF y la denominación de “Libro de Administradores”.

Amigo lect@r, en el siguiente artículo continuaremos conversando sobre cómo prepararnos para una fiscalización tributaria.

¡Nos hablamos!

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