El momento  de hacer un inventario comienza semanas e incluso meses antes de la toma física del mismo, sobre todo cuando se trata del inventario final de cada año. Ya he comentado en anteriores artículos que hacer inventario no es contar de manera impulsiva las existencias de un almacén, sino una labor premeditada que requiere de planificación y orden. A continuación encontrarán diez pautas básicas para lograr un buen resultado en las labores de conteo:

1. Discrimine sus existencias. Debe contar con aéreas específicas para cada tipo de inventario: materia prima, productos en proceso y productos terminados. Antes de seguir planificando su conteo, chequee que cada ítem está en el almacén que le corresponda.

2. Organice y ordene sus existencias por tipo de producto. Por ejemplo, en un almacén de materia prima de una empresa que elabora calzados se determinarán aéreas especificas para pieles, suelas, pegamentos, trenzas, etc. Se debe tomar en cuenta que el almacenaje de productos volátiles, combustibles y/o que revistan algún tipo de peligrosidad deberá ser efectuado por personal calificado que garantice su adecuado tratamiento. En este momento deberá realizar dos actividades que son de gran importancia: determinar que productos están vencidos, obsoletos y/o dañados y verificar que los empaques efectivamente contienen lo que dicen contener y no son cajas vacías. Una vez efectuadas estás labores se deberá consultar con los directores y/o asesores contables de la empresa qué tratamiento administrativo y legal se le dará a estas mermas de inventario.

3. Una vez que se tenga la mercancía organizada por tipo de producto debemos analizar cada artículo en particular, verificando que todos los ítems iguales se encuentren agrupados y que no haya productos dispersos en otros sectores. Siguiendo con nuestra empresa de calzado y tomando como ejemplo las pieles, verificaremos que todas las pieles del tipo A y color A1 estén agrupadas. De la misma forma, en el almacén de productos terminados se chequeará que el modelo X33 se encuentre todo junto en el mismo sector, organizado por tallas.

4. Establezcamos las unidades y el método de conteo. Este aspecto que parece tan obvio a veces tiene sus complicaciones o puede ser visto por ópticas muy diferentes. Lo importante es determinar una medida uniforme y lógica de conteo, a fin de evitar que una persona cuente litros y otra galones, para un mismo producto, o que un grupo “utilice” ocho horas contando un rubro que no tiene la mayor importancia. Se debe tener en consideración  que cada producto debe ser medido de una manera específica, respetando, en lo posible,  las unidades establecidas por el fabricante o creando otras que sean adecuadas para cada caso. Veamos varios ejemplos:

1. Pegamento industrial: su presentación es en bidones de 50 litros, pero al momento del inventario había 2 bidones cerrados y uno abierto donde solo quedan 15 litros. La lógica nos lleva a determinar que la medida adecuada para este caso serán los litros y no los bidones, aunque esta sea la presentación original del fabricante.
2. Productos de escaso valor pero gran cantidad que además son despachados al detal, como por ejemplo ojetes. Se buscará establecer un método de medición rápido y que guarde relación con la materialidad del bien contado. Para el caso específico de los ojetes se recomienda pesar 100 unidades y una vez establecido ese parámetro pesar la existencia completa del producto. Con una sencilla regla de tres podremos determinar las existencias. Es obvio que el monto no será cien por ciento exacto, pero la aproximación será muy buena y rápida, para un ítem que tiene un valor relativo muy pequeño dentro de nuestro inventario.

Es muy importante que la unidad de medida esté visible para cada artículo y que los ítems que tienen tamaños diferentes para cada “paquete” (por ejemplo los rollos de piel) tengan en su parte externa las medidas individuales. Por favor, no se olvide de habilitar la balanza para el día del inventario…!

5. Muchas empresas tienen áreas específicas donde mantienen “en espera” las devoluciones de clientes no procesadas o las compras no verificadas antes de colocarlas en el almacén respectivo. Verifiquemos que esa área esté vacía y no existan  productos pendientes por incluir en los anaqueles respectivos.

6. Los movimientos internos de insumos, así como la venta de productos finales a los clientes, deben ser canceladas por los menos dos días antes del conteo, chequeando que no quedan partidas en tránsito entre departamentos o ventas pendientes por entregar. No se asombren si les digo que he visto “inventarios” donde la venta de mercancía seguía mientras los desesperados empleados contaban las existencias…

7. Una vez que tenga organizadas todas sus existencias por tipo, modelo y talla y establecidas todas las unidades de conteo, se deberán imprimir las etiquetas de conteo. Es oportuno aclarar que este paso no es necesario para las empresas que dispongan de lectores de códigos de barra u otros sistemas de captación automatizada de datos, donde la captura de las existencias se realiza a través de sistemas ópticos o similares. Las etiquetas de conteo deberán ser generadas por el software que maneja el inventario y es una excelente oportunidad para revisar que todos los ítems están incluidos en el sistema.  Las mismas contarán con original y copia y deberán ser colocadas con cinta adhesiva en cada uno de los productos que maneja la compañía. Para los casos de productos con talla, se deberán desglosar las casillas correspondientes para cada talla de manera que el conteo sea detallado para cada medida. En las etiquetas se detallaran los siguientes aspectos: nombre y ubicación del almacén donde se realiza el conteo, fila y columna que identifique el anaquel, descripción del producto, unidad de medida (unidad, pies, litros, kilos…), casillas individuales para el caso de tallas, nombre y firma de las personas que contaron, fecha y hora del conteo, nombre y firma del supervisor.

8. El conteo se realizará por parejas. Así, mientras un empleado cuenta el otro anota. Una vez se termine con un rubro, se arrancará la primera etiqueta y se dejará la segunda para que la utilice otra pareja diferente. No se comenzará con la segunda ronda de conteo hasta que la primera esté finalizada. Una vez que se termina la primera ronda y no quedan “etiquetas de primer conteo” anexas a la mercancía, se rotarán las parejas y comenzará la segunda vuelta.

9. Se establecerán “jefes de conteo” por almacén y/o sección dependiendo del volumen de la empresa. Los jefes de conteo, además de aclarar dudas e imprimir alguna etiqueta que pudiera faltar, deberá verificar que el primer y el segundo conteo de cada ítem coinciden, no solo en cantidades totales sino en tallas. Cuando existan discrepancias entre el primer y segundo conteo se realizará un tercero para chequear que cantidad es la correcta. Es importante recalcar que cada conteo será realizado por una pareja de operarios diferente.

10. Antes de dar por finalizado un inventario físico se verificará que no quedaron artículos pendientes de chequeo y que todos los conteos coincidan. Los rubros que tienen un peso específico muy grande dentro del total del inventario deberán ser chequeados de manera especial, al igual que aquellos que tienen muy poco movimiento. Lo ideal es contar con auditores externos que puedan dar un aval extra a las cifras reportadas.

Como se puede ver, el llevar a cabo estas labores es una tarea programada y concienzuda. Sin embargo, los resultados son muy satisfactorios y eficientes. Aplique estos pasos y comprobará como sus cifras son  mucho más fiables y el inventario físico se realiza de manera mucho más rápida y organizada.

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