Hoy analizaremos los costos de una empresa de servicios, una promesa pendiente desde el anterior artículo.  Veamos, entonces:

Primer mito: no existen costos en las empresas de servicio

Es común ver que las empresas de servicio no calculan sus costos de operación y contabilizan todos sus egresos como gastos de operación, mostrando una ausencia total del concepto de costo del servicio. Un ejemplo de lo aquí dicho es una compañía de limpieza que da el mismo tratamiento contable a su personal de mantenimiento y supervisión, que al staff administrativo que se encarga de elaborar las facturas y realizar las cobranzas. En esta empresa no existen costos de operación y se traducen todos los egresos como gastos de operación, lo cual transgrede las pautas contables más básicas.

¿Y la utilidad bruta en operaciones?

Una consecuencia inmediata del punto 1 es la ausencia de la “Utilidad Bruta en Operaciones”, todo se traduce en gastos de operación y por tanto saltamos de los ingresos al resultado antes de impuestos y reservas.

Rentabilidad de las diferentes líneas de negocio de la empresa

El no contar con una estructura de costos nos dificulta asociar cada tipo de ingresos con sus respectivos costos y, por lo tanto, conocer la rentabilidad de las diferentes líneas de negocio de la empresa. Volvamos al ejemplo de la compañía de limpieza; esta compañía tiene tres negocios bien diferenciados: limpieza de oficinas, fumigación y limpieza de obras en construcción. Al no tener una estructura administrativa y contable que le permita determinar la rentabilidad inmediata de cada tipo de trabajo, puede estar obteniendo pérdida en alguno de ellos y no darse cuenta. La utilidad global podría “enmascarar” los malos resultados de una sección y desvirtuar el análisis de los resultados financieros de la compañía.

Costos incurridos y costos por incurrir

La variedad de empresas de servicio es muy amplia, tenemos desde empresas de construcción, líneas aéreas, hostelería, servicios de telefonía e internet a servicios profesionales y de mantenimiento, por nombrar solo algunos. Así pues, debemos considerar muy cuidadosamente las características propias de cada compañía. No es lo mismo un servicio que se presta de forma inmediata, en tan solo horas o días, como puede ser el caso de una firma de contadores o abogados, al servicio que brinda una empresa constructora cuya labor se desarrolla en meses y puede que en años.  Por ello, debemos determinar adecuadamente los ingresos de acuerdo al método que mejor se adecue al tipo de labor desarrollada (ver 9 Tips sobre los ingresos de una empresa de servicio) y por ende los costos asociados a los mismos. Así pues, es imprescindible que se conozcan con fiabilidad los costos ya incurridos en la prestación, así como los que quedan por incurrir hasta completarla. 

Segundo mito: las empresas de servicio no tienen inventario

Elimine otro gran mito: la empresa de servicios no tienen inventario, ¡falso!. En la sección 13 de las NIIF para PYMES, párrafo 13.1, podemos leer: “Los inventarios son activos… (c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios”. Si analizamos la empresa de limpieza mencionada anteriormente, su inventario consistirá, por ejemplo, en productos de limpieza (ceras, desinfectantes, jabones…), veneno para las fumigaciones y/o compuestos químicos para fabricar sus propios insumos. 

Costos indirectos

Los costos de una empresa de servicio contemplan la mano de obra y otros costos del personal directamente involucrado en la prestación del servicio, incluyendo personal de supervisión y otros costos indirectos atribuibles. Ejemplo de estos costos indirectos podrían ser los gastos de depreciación de las máquinas de limpieza (pulidoras, aspiradoras…), gastos de mantenimiento de los vehículos utilizados para el transporte del personal y los equipos, gastos de seguro del personal operativo…

Gastos operativos

La mano de obra y los demás costos relacionados con las ventas, y con el personal de administración general, se contabilizarán como gastos del periodo en el que se hayan incurrido. 

Servicios terminados y no terminados

¿Qué pasa con todos los costos incurridos, al momento del cierre contable, si no puedo facturar mis servicios de acuerdo a las normas contables y/o contractuales?. Las respuestas dependen del grado de terminación del servicio:

• Si el servicio no se ha terminado: “Inventario de servicios en proceso”. Claro ejemplo de ello es lo expuesto en el punto 8 del pasado artículo, donde explicaba el caso de una empresa asesora que no puede facturar sus servicios hasta que el ente fiscalizador otorgue su buena pro al proyecto y, para la fecha del cierre, ya ha incurrido en el 70% de sus costos (a fines del ejemplo, asimilamos porcentajes de ingresos y costos).
• Si el servicio ha finalizado: “Inventario de servicios terminados”.

Como se puede observar, los costos no se imputan directamente al costo de ventas, deben cumplir una serie de pautas contables, comenzando con el principio de asociación de ingresos, costos y gastos, hasta llegar allí.

Espero, amig@ lector, haberle ayudado con esta serie de tips acerca del manejo de los costos en las empresas de servicio. Recuerde una premisa básica, el análisis y la toma de decisiones se ve claramente beneficiada a medida que Usted discrimina y separa sus cifras. Este es el camino más rápido para detectar un problema y poder acometer su solución.

¡Nos hablamos en el próximo post!

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