Es deber de todo gerente hacer uso de las herramientas que tiene a su alcance y una de ellas es la elaboración de un buen presupuesto. El tomar un tiempo, junto con todo su equipo, para dar una mirada analítica y concienzuda a la empresa y su entorno, es un ejercicio que todos los gerentes debían realizar. Algunas de las claves a considerar son:

• Analice su entorno con la mayor objetividad posible. Busque información de diferentes fuentes y contraste. Vea que negocios surgen y a cuales les va bien. Expanda sus miras más allá del mercado local y, si es necesario, dé un giro radical a su plan de negocio. En días pasados conversaba con un joven heredero de una empresa familiar que me decía que en tres años han pasado de importar la mercancía que vendían en sus tiendas a levantar una fábrica y exportar a los países vecinos. Si tenemos limones, hagamos limonada…

• Documéntese con las leyes y reglamentos en la mano. Asesórese con expertos en las materias más álgidas y dese un tiempo para recopilar información clave fidedigna. Si, como nuestro amigo, desea exportar, acuda a los organismos de su país que se encargan de estas labores y averigüe cuales son los pasos, como se realizan las conversiones de las divisas producto de las exportaciones, que leyes regulan esta materia. Conozca las leyes impositivas regionales, nacionales y locales. Documéntese en las reglamentaciones de los países compradores, conozca sus aranceles, si tienen tratados para evitar la doble tributación con su país, si dentro de esos tratados está contemplada la actividad que usted realiza…busque asesoría especializada en la materia y nútrase con la experiencia de sus asesores.

• Proyecte la mayor cantidad de estados financieros y reportes. Cuanta más información posea, mejor serán sus decisiones. No se limite a los estados financieros básicos: estado de resultados y estado de situación financiera (balance general); extienda sus cálculos a los flujos de caja, flujo de efectivo, movimiento de patrimonio, a los reportes propios de su tipo de empresa, a la competencia…esta ardua labor seguro le brinda buenos resultados. Analice la posibilidad de contratar asesores externos que vean con objetividad la situación de la empresa y le ayuden a detectar fallas en sus sistemas.

• Detalle, detalle y detalle…cuanto mayor sea el desglose que haga de sus cifras más rápido será el realizar un cambio y/o ver el efecto de cada variable. Realice cálculos por producto o línea de productos, genere reportes mensuales, acumulados y anuales, detecte inconsistencias entre las cifras de los diferentes departamentos, discrimine los gastos, no es lo mismo analizar “gastos de mercadeo” que gastos de mercadeo por canal, zona, línea de producto, medio utilizado y, por último, documente su presupuesto, ya que al cabo de un mes nadie se acordará de todas la pautas consideradas para cada una de las cifras.

• Establezca que productos y/o servicios son viables y cuáles no. No se guíe por sentimentalismos y procure escuchar opiniones de su equipo, ellos manejan el día a día y le pueden decir que ítems deben ser eliminados, cuales mejorados y cuales relanzados. Haga uso de las estadísticas y de los informes contables y administrativos, para algo usted invirtió en ese súper-programa: ¡utilícelo! Analice los productos que no son productivos por sí mismos, pero que colaboran con la venta de otros ítems y controle los gastos asociados a estos. Detecte costos de oportunidad y descubra costos ocultos. Distribuya el “pastel” de los recursos!

• Vea los cuellos de botella y trate de eliminarlos. Ubíquelos en cada una de las áreas de la empresa: venta, distribución, fabricación y/o administración y establezca los recursos para deshacerse de ellos… sin productividad no podrá lograrse ningún objetivo. Recuerde: la flexibilidad es un requisito indispensable de las empresas modernas!

• Repase las relaciones entre los diferentes departamentos y las tareas que cada uno de ellos realiza. Se sorprenderá cuando detecte labores duplicadas, documentos archivados en tres o cuatro sitios diferentes y algunos reportes que no aparecen en ningún cajón de la oficina. Este análisis nos ayuda a coordinar las tareas entre los diferentes departamentos y a racionalizar el uso de recursos. A fin de cuentas, un buen presupuesto debe empezar por casa…

• Recuerde que el presupuesto base es el de ventas. Tómese el tiempo necesario para calcularlo de manera lo más realista posible. Contacte a sus principales clientes, conozca sus proyectos para el venidero año, estudie la competencia, vea sus planes de producción, evalúe sus equipos de trabajo y detecte nuevas oportunidades. Establezca que tipo de negocio desea y tome las medidas estratégicas para lograrlo, por ejemplo: en mi tienda, ¿voy a vender solamente productos elaborados por mí o también incluiré ítems de otros fabricantes?, ¿deseo atacar un mercadeo selecto y de mayor nivel adquisitivo o por el contrario mi objetivo es la cantidad?, ¿qué percepción deseo que tengan mis clientes de mi organización?….

• Utilice su presupuesto. Usted y su equipo utilizaron unos recursos muy valiosos para realizarlo, ahora sáquele provecho. Calcule las desviaciones mensuales y acumuladas a la fecha, vea que departamentos lo cumplen y cuáles no y detecte el porqué. Tome las decisiones necesarias para atacar o utilizar a su favor las desviaciones presentadas, estas pueden significar una oportunidad no detectada por la empresa en un comienzo. Analice y actúe, ambas acciones deben ir de la mano.

• Haga a sus empleados partícipes de los objetivos de la organización para que estos se sientan parte del proyecto y además sepan porque se hacen las cosas en la compañía. Establezca los niveles de exigencia de acuerdo a los diferentes departamentos y trate de conservar a los buenos trabajadores. No importa en qué entorno se mueva la organización, estos son la base de la misma.

Si encontró útil este artículo y desea recibir nuestros newsletters, por favor, ¡regístrese!