El pasado 05 de agosto el Banco Central de Venezuela  emitió un comunicado donde oficializaba la  tan prevista Reconversión Monetaria 2021. Aunque para hablar con propiedad sobre el tema debemos esperar la emisión de la correspondiente Gaceta Oficial, si debemos  prepararnos para las tareas de índole contable, administrativa y fiscal que se nos avecinan con este nuevo cambio de nuestro cono monetario.  Así pues, empecemos con nuestra lista de chequeo:

¿Cuando comienza la Reconversión Monetaria 2021?

La Reconversión Monetaria comenzará a partir del próximo 01 de octubre 2021, lo que nos deja, para el momento de escribir este artículo, apenas mes y medio para coordinar y ejecutar todas las labores requeridas desde el punto de vista contable, administrativo y fiscal.

Se suprimen seis ceros

Se aplicará una escala monetaria que suprimirá seis (6) ceros, es decir, cada millón de bolívares actuales se convertirá en un (1) nuevo bolívar.

Experiencias anteriores

Debemos aplicar nuestra experiencia, adquirida con las dos reconversiones monetarias anteriores (2008 y 2018), para repetir los procedimientos exitosos y descartar aquellos que no dieron resultados.

Departamentos más afectados

La primera tarea es analizar que departamentos de la empresa se encuentran más afectados por la  Reconversión Monetaria. Es obvio que el impacto es a nivel global pero no en todas las áreas se siente con la misma fuerza. Contabilidad, ventas,  recursos humanos y sistemas son cuatro de las secciones más afectadas.

Comités para la Reconversión Monetaria 2021

Se recomienda que cada uno de estos departamentos elija un representante para constituir un comité de reconversión, encargado de coordinar el proceso, evitar duplicidad de tareas y/o pasar por alto algún punto importante.

Limpieza contable

Debemos aprovechar esta situación para realizar un análisis exhaustivo de todas las cuentas contables, a fin de que el 30-09-2021 muestren unos saldos exactos y libres de errores, antes de proceder con la reconversión de las cifras.

Libros contables, administrativos y fiscales

Los libros contables, administrativos y fiscales deberán estar al día. Esto implica que el libro diario, mayor, inventario y balance, así como, el libro de entradas y salidas de inventario y los libros del IVA, entre otros, muestren la información actualizada. He visto, en más de una ocasión, los problemas  que se originan al tratar de emitir informes contables “antiguos”, con el propósito de actualizar los libros legales, una vez se ha llevado a cabo el proceso de Reconversión Monetaria.

Costos unitarios

Se deben analizar los costos unitarios de los inventarios. Es muy posible que, para el caso de inventarios muy antiguos, las cifras tiendan a cero, lo que implicaría realizar ajustes en los tipos de presentación (agrupar varias unidades en un nuevo empaque) o modificar las unidades de pesaje y medición. Podemos aprovechar para sincerar las cifras del inventario, considerando eso sí, que el tratamiento contable y fiscal para este tipo de eventos difiere.

¿Cómo afecta la Reconversión Monetaria 2021 el capital social de la empresa?

La Reconversión Monetaria 2021 nos brinda la oportunidad para actualizar y sincerar el capital social de las empresas. Debemos coordinar esta tarea con los asesores jurídicos y los accionistas,  a fin de establecer valores que permitan a la entidad seguir operando dentro de los parámetros establecidos en el Código Orgánico de Comercio y demás leyes en la materia.

Precios de venta

En el área de ventas se deberán tener claros los precios de cada producto a partir del 01 de octubre.  Especial mención merecen los productos de menor precio. Es recomendable  que la persona que revisa los cálculos no sea la misma que los realiza  a fin de contar con una visión fresca que pueda detectar errores en la conversión.

Evaluación de los expertos

Una vez se ha realizado la conversión de los precios a nivel matemático, se sugiere la evaluación por parte del departamento de marketing y ventas  a fin de cerrar el círculo de análisis y contar con la visión de los expertos en esa área.

Sistemas computarizados, ERP y similares

Los sistemas de computación deben ser evaluados a fin de detectar necesidades especificas en el área de IT, como pueden ser la utilización de nuevas bases de datos y/o actualización  de las existentes, elaboración de respaldos generales, carga de nuevos valores en unidades y bolívares…

Anticipos y préstamos a empleados

El departamento de recursos humanos tendrá especial cuidado a la hora de revisar los anticipos y préstamos otorgados a los empleados hasta el 30-09-2021. Se recomienda realizar un análisis persona por persona y explicarle a cada interesado como queda su situación antes y después de la reconversión. Se sugiere entregar a cada colaborador su estado de cuenta y que el mismo lo firme en señal de conformidad.  

¿Y la nómina?

Es muy recomendable el realizar un adiestramiento dentro de la empresa para explicar, a nivel general y de manera sencilla, como quedarán los pagos de nomina. Esta tarea se puede llevar a cabo por medio de un video y utilizando infografías.

Contribuciones parafiscales

Siguiendo con el área de capital humano, se tendrá especial cuidado al calcular y cancelar las contribuciones parafiscales (IVSS, FAOV, INCES) correspondientes al mes de septiembre y al tercer trimestre 2021.  Se verificará que los portales utilizados para tal fin estén acondicionados para realizar las declaraciones con el nuevo cono monetario y que las cifras coinciden con las calculadas en la empresa.

Comprobantes de retencion

Se debe prestar especial atención a los comprobantes de retención del IVA e ISLR, recibidos y emitidos en la primera quincena de octubre. Se debe revisar exhaustivamente si los valores están acordes al nuevo bolivar y si la información mostrada en el comprobante es congruente.

Respaldos de los portales gubernamentales

Se realizarán los respaldos de la información contenida en los portales del SENIAT y la alcaldía donde funciona la organización, así como en los portales parafiscales (IVSS, FAOV, INCES…).

Máquinas registradoras

Las empresas que trabajen de cara al público y utilizando máquinas registradoras deberán contactar con sus proveedores a fin de realizar todos los cambios necesarios en dichos equipos.

Personal de atención al público

A fin de prestar el mejor servicio posible, de la manera más rápida y eficiente, el personal que labora en las cajas registradoras deberá contar con la información necesaria para: manejar los nuevos billetes y monedas, detectar problemas y/o inconsistencias en los precios de los productos y conocer el procedimiento a seguir en caso de presentarse  algún inconveniente con un cliente, bien sea por diferencias en precios y o formas de pago.

1 de octubre 2021: día cero

Dado que el 01 de octubre es viernes, muchas organizaciones están evaluando la posibilidad de no realizar operaciones de compra/venta ese día y dedicarlo a realizar las comprobaciones necesarias para enfrentar las variaciones que surgirán con la implantación de la nueva moneda. Es obvio que esta medida no puede ser adoptada por las organizaciones que venden o prestan servicios a consumidores finales como supermercados, farmacias y tiendas en general, pero puede ser una alternativa válida para otro tipo de entidades.

Asesoría de expertos

Para finalizar este post, recomendamos asesorarse con profesionales que tengan experiencia en los anteriores procesos de reconversión y que posean una visión global de las empresas y los procesos involucrados, recuerde que una idea a tiempo elimina un sin fín de problemas en el futuro

Como siempre, espero que estos tips le sirvan para enfocar este cambio de la manera más productiva posible. ¡Nos hablamos amig@ lector!

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