En el anterior post, “Cuatro claves especiales para incrementar la utilidad”  ,  veíamos herramientas que afectaban, básicamente, nuestros costos. Hoy veremos algunos tips para reducir los gastos en la empresa:

1. Verifique, antes de comprar, que realmente necesita ese producto o insumo. Muy a menudo en las organizaciones se hacen compras que no se necesitaban en ese momento o bien podrían haber sido sustituidas por otras más económicas. Establezca niveles de aprobación para los diferentes gastos y departamentos y utilice la herramienta de niveles mínimos de inventarios para los servicios generales, esto último le permitirá anticipar necesidades y obtener mejores condiciones para su compra.

2. Evalúe permanentemente los precios y ofertas ofrecidas por sus proveedores habituales. La costumbre, muchas veces, nos lleva a estancarnos con un proveedor determinado ya que es más cómodo. Eso nos impide buscar mejores precios y condiciones en otras empresas. Nunca descarte la política de solicitar al menos tres cotizaciones antes de comprar, hoy internet nos facilita muchísimo este proceso y, en algunos casos, podemos obtener precios de manera instantánea.

3. Analice los gastos actuales detenidamente,  comience con los más obvios y siga con aquellos que pudieran parecer menos importantes. Inicie con los gastos de personal, de viaje, mercadeo, I+D, mantenimiento, seguros, servicios públicos, financieros… Establezca no solo la cuantía sino el cómo, cuando, por qué y a quien se le compran estos insumos. No cometa el error de promediar el monto total entre doce meses, establezca de manera minuciosa la temporalidad de cada tipo de gasto y compare con períodos similares de ejercicios anteriores, considerando cantidades, valores absolutos y valores relativos,  recuerde que esta evaluación afecta no solo los resultados económicos de la organización sino también el flujo de caja.

4. Comprenda el comportamiento de los gastos de su negocio, ¿por qué realizo este gasto?, ¿para qué lo realizo?, ¿qué objetivo quiero lograr con esta erogación?, se sorprendería la cantidad de dinero que se pierde o subutiliza bajo la premisa “necesitamos gastar esta partida presupuestaria antes del cierre del ejercicio”. En días pasados asistí a un curso en una reconocida escuela de negocios, se sorprenderían al saber el porcentaje de participantes que estaba en el evento solamente porque su empresa lo mando para cubrir las horas  de adiestramiento establecidas en tal o cual cronograma de actividades. No se consideró si ese era el curso adecuado al perfil de los candidatos ni la utilidad que tendría para la organización tal erogación.

5. Si un gasto disminuye, ¡analícelo! Así como debemos estudiar las variaciones negativas, también debemos evaluar las positivas, conociendo las causas de las mismas y su cuantía absoluta y relativa. Una disminución de gastos se puede deber a varios factores: baja en el consumo, mejores condiciones en el precio, cambio de proveedor, optimización en los controles, utilización de nuevos equipos o personal…las causas pueden ser múltiples y todas ellas nos pueden servir de ejemplo para otras áreas de la organización.

6. Escuche a su equipo. Sus colaboradores conocen el manejo diario de las operaciones, haga sondeos formales e informales para conocer donde se pierden oportunidades de ahorro y promueva su participación creativa a través de concursos para captar ideas que optimicen los gastos. Premie de manera pública y privada las buenas iniciativas y mantenga una actitud de escucha permanente.

7. Hable con sus clientes y establezca que aspectos de su producto y/o servicio ellos valoran realmente y cuales puntos le permiten reducir gastos. Tengo un cliente que gastaba considerables cantidades de dinero en material POP (llaveros, blocks, gorras..) para obsequiárselo a sus clientes. Este gasto además de ser inútil era contraproducente: los empleados  que recibían los obsequios no podían definir ninguna compra a su favor y los gerentes y accionistas que recibían el “kit promocional” terminaban desechándolo en el cesto de los papeles…Tome en cuenta que lo que funciona para una empresa no es válida para otra. Nuestro cliente mejoró notablemente sus relaciones públicas cuando cambio el modus operandi y redirigió sus gastos de mercadeo.

8. Comience ahorrar con cosas simples mientras estudia y diseña planes más complejos. A veces, las soluciones son tan simples como instalar controladores que eviten que las luces queden encendidas, que los grifos desperdicien agua, que las máquinas se mantengan encendidas con un alto consumo energético, que el reparto de material de oficina se haga de manera anárquica y que las impresiones se realicen en papel nuevo cuando se puede hacer en papel reciclado. Nada evita que usted siga trabajando en aspectos más complejos mientras estas medidas son tomadas de manera inicial.

9. Encuentre ahorro en aspectos que consideraba “superados”. Revise que sus proveedores le facturen con los mismos precios y condiciones que le cotizaron, converse con su entidad bancaria y consiga mejores condiciones para su crédito, busque optimizar sus procesos productivos y administrativos a fin de minimizar errores y evitar trabajos duplicados, mantenga limpio su inventario y no utilice costosos espacios en almacenar productos obsoletos o averiados…

10. Evalúe alternativas de trabajo a distancia. Cada vez es menos útil contar con una oficina permanente que apenas es ocupada unas horas al mes. El uso de las modernas herramientas telemáticas mantiene unido a grupos completos de trabajo y el alquiler de espacios por horas, en algún centro de operaciones, puede cubrir las necesidades de espacio físico. Recuerde que el contar con una oficina implica alquileres, personal adicional, servicios públicos, seguros y otros gastos relacionados que, de otra forma, se puede redirigir a tareas más productivas.

11. Evalúe la relación costo/beneficio de las medidas a tomar. Si el ahorro que se va a lograr le arroja pingües beneficios y el personal lo percibe como un elemento “agresivo” considere la opción de no emprender la medida. No pelee “guerras pírricas” y no juegue, ni con la calidad del producto, ni con la moral de su equipo.

13. Establezca con sus proveedores la mejor relación calidad/precio posible. Recuerde que no buscamos mermar la calidad de los productos y/o servicios recibidos sino optimizar el gasto realizado. Ambas partes de la relación, cliente y proveedor, deben sentir que ganan con el trato realizado. Esta observación cobra mayor validez en las relaciones con nuestros asesores y prestadores de servicios.

13. Analice estrategias de tercerización que le permitan contar con personal altamente especializado en su área y que solo necesita unas horas determinadas al mes. Es un error muy frecuente, por parte de los directores de empresa, el sobreestimar los cargos gerenciales de su compañía. Es muy atractivo tener dentro del tren ejecutivo de una organización perfiles relevantes y muy preparados. Sin embargo, surge una pregunta: ese alto ejecutivo, ¿cuantas horas de su tiempo emplea en labores que están a su altura y cuantas en tareas rutinarias?, ¿no sería más productivo contar con su asesoría externa y tener en el cargo operativo un perfil más adecuado a las necesidades de la organización? Estoy segura que mas de un lector, en este momento, estará sonriendo…

13.  Calcule sus salidas de efectivo de acuerdo a las entradas de tesorería. Cuando hablamos de “ahorrar” debemos considerar a la empresa como un todo. De nada nos sirve comprar más barato si las condiciones de pago no son oportunas para la empresa y debemos solicitar un crédito para cancelar a nuestro proveedor. Posiblemente lo que nos “ahorramos” en la compra no cubra los gastos financieros realizados.

15. Realice asociaciones estratégicas con otras empresas que le permitan intercambiar bienes y servicios, realizar proyectos conjuntos, conseguir patrocinadores para sus eventos. Recuerde que todos estamos buscando nuevas oportunidades. 

16. Controle tesorería diariamente. Recordemos que una cosa son las ventas y los rendimientos brutos y operativos y otra, muy distinta, el flujo de caja. Tanto es así, que cada vez que dicto cursos a dueños de empresas siempre surge la misma pregunta: ¿por qué si mi contador me dice que ganamos X millones, en el banco solo tengo X miles?, ¿donde está mi ganancia?. La respuesta es muy amplia y depende del tipo de compañía. Las utilidades pueden estar repesadas en una cartera de clientes nada solvente, en un inventario sobredimensionado, obsoleto o dañado, en las nuevas maquinas que se adquirieron y se cancelaron de contado, en el pago de la deuda bancaria, en… Por lo general, es una mezcla de varias causas y, como toda mezcla, puede tener aspectos muy diversos y de diferente valoración. Lo importante es recordar que hoy pude vender 1.000 unidades monetarias pero que, para que este dinero llegue a la empresa, deberán transcurrir, al menos, 30 días. 

17. Haga limpieza general una vez al año. Contacte nuevos proveedores, busque alternativas que hasta ese momento no se hayan analizado, compare propuestas innovadoras. A lo mejor nada cambia, pero usted sabrá que la alternativa por la que optó es la que cubre mejor sus necesidades. 

18. Lleve a la práctica su plan de reducción de gastos. Ahora cuenta con un abanico de opciones, ¡no espere más y comience a implementarlas!.

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