Una de las cifras que debe conocer todo gerente de administración y, por supuesto, todo CEO, es el costo de su personal, sobre todo en estos tiempos de rápidos cambios y alta volatilidad económica. Comencemos entonces a “desmigar” los conceptos:

Sueldo Vs costo laboral

Debemos diferenciar entre lo que es sueldo y lo que es el costo laboral de un colaborador. Aquí no hago referencia al concepto legal de salario, tan solo vamos a establecer una separación de índole matemática. Para este breve análisis utilizaremos la siguiente nomenclatura:

• Sueldo: conjunto de erogaciones mensuales que se desglosan en el recibo de pago tales como: sueldo, comisiones, horas extras, bonos (alimentación, transporte,…) y guarderías, entre otros.
• Otras asignaciones (monetarias): pueden ser mensuales o no, tal es el caso de bonos de producción y/o resultados, aportes a fondos de ahorro, utilidades o bono de fin de año, bonos vacacionales, ayudas para la adquisición de listas escolares u otros sucesos eventuales, pagos dobles por días especiales (cumpleaños, festividades propias de cada gremio…) y por supuesto, las prestaciones sociales y sus intereses.
• Aportes patronales: pagos que debe hacer cada empresa para cubrir los conceptos de seguro social, ahorro para vivienda, fondos de despido, planes de formación y similares.
• Otras asignaciones (no monetarias): son los beneficios que recibe un colaborador en especie, tales como: uniformes, seguros de hospitalización y salud, seguros y gastos de mantenimiento de vehículo, becas para él o sus hijos, adquisición gratuita de productos elaborados o vendidos por la empresa, días libres por contratación colectiva (diferentes a los estipulados en la Ley laboral de cada país), comedores gratis o a precios muy solidarios, sistema de transporte desde y hacia la oficina, clubes deportivos propios de la empresa o disfrute de otros centros recreacionales, etc.

Control, control y mas control

Nunca fue más importante analizar y controlar el costo de personal que en los actuales momentos. Un conocimiento exhaustivo de los mismos le permitirá a la empresa establecer la combinación más adecuada en cada nivel dentro de la organización y mantendrá al personal lo más satisfecho posible.

Paquetes personalizados

Para cada nivel de la organización el porcentaje de asignaciones no monetarias con respecto a las monetarias puede variar. El “mix” de retribuciones no tiene porque ser igual para todos los colaboradores, de hecho, se pueden obtener mejores resultados “personalizando” las retribuciones por niveles y logrando que cada nivel esté plenamente satisfecho con su mezcla.

Conociendo las cifras básicas

Para realizar el análisis global debemos conocer las cifras base. Para ello, lo primero es desglosar los conceptos básicos, de acuerdo a las leyes de cada país, y crear tablas que nos permitan, de manera rápida y muy gráfica, visualizar la información a este respecto. Veamos un ejemplo para el caso venezolano y los aportes patronales:

Verificando los contratos

Otros datos que resultan imprescindibles son: sueldo básico y monto de los tickets de alimentación, así como conocer todos los aspectos contractuales de la empresa en especifico y, por supuesto, los lineamientos de la Ley que rige la materia. En el caso de Venezuela la Ley Orgánica del Trabajo, de los Trabajadores y Trabajadoras (LOTTT) 

Análisis de costos y estudio de alternativas

Las otras asignaciones no monetarias deben ser constantemente monitorizadas. El análisis de los costos y el estudio de alternativas a los servicios actuales es fundamental. Veamos algunos casos:

• Uniformes: el contar con los precios de varios suplidores es imprescindible a fin de poder escoger tanto en calidad como en precio. La alternativa de comprar los materiales y elaborar los uniformes en la propia empresa no debe ser descartada. Esto se puede llevar a cabo contratando directamente profesionales de la confección o bien seleccionando entre el propio personal de la entidad personas interesadas en desarrollar esta labor y obtener ingresos extras. Sobra decir que cualquiera de las alternativas seleccionadas debe estar respaldada por los debidos soportes contables y legales. Les recomiendo visitar Dieciocho tips para reducir los gastos en la empresa
• Seguros: una buena asesoría en esta materia es fundamental. Los agentes de seguro conocen las alternativas que mejor se adaptan a las exigencias de cada cliente. Se puede optar por seguros tradicionales o sistemas de medicina prepagada. Para el caso de los vehículos la contratación de “flotas” mejora sustancialmente las condiciones de cobertura y primas.
• Gastos de educación (diferentes de las guarderías): este beneficio puede ser otorgado al colaborador o a algún miembro de su familia más directa. En este punto se engloban desde cursos de 1 ó 2 días hasta planes de gerencia que duran casi dos años. También se consideran los pagos a colegios privados (por lo general de valor significativo) para los hijos de los ejecutivos de la compañía. En este punto lo que debe primar es la calidad  de la educación recibida, no importa si es un adiestramiento puntual o un plan a mediano plazo.  Las unidades educativas casi siempre son escogidas de antemano y el costo, en este caso, es un factor más complicado de manejar.
• Productos elaborados por la empresa: muchas empresas tienen dentro de su política el otorgar cada cierto tiempo (mes, trimestre…) alguno o algunos de los productos que elaboran o comercializan. Estos se deberán valorar al costo de lo entregado. Por ejemplo: la fábrica de alimentos que mensualmente otorga a todos sus empleados una cantidad determinada de sus productos.
• Otro beneficio laboral puede ser el descuento especial que se le da a los colaboradores para adquirir productos manejados por la entidad. Estos descuentos son un valor perfectamente cuantificable que debe ser considerado para el cálculo del “paquete remunerativo” de un empleado, piense por ejemplo en una ensambladora de vehículos que otorga un descuento del X% a sus colaboradores cada 3 años para la adquisición de un vehículo. Ejemplo similar es el de la empresa que financia de manera muy solidaria la compra de un vehículo a su empleado y que, además, parte del costo del bien, es “cancelado” con años de servicio.
• Días gratis por contratación colectiva: en muchos contratos colectivos se otorgan días libres o doblemente remunerados en fechas y momentos específicos: días adicionales por boda, cumpleaños, celebración del día de ese gremio, etc.
• Sistema de comedores (diferentes al Ticket de alimentación comentado en el punto 5). Hablamos aquí de comedores disponibles para todo el personal de la empresa, sin límites de sueldo. Este beneficio puede ser desde un cafetín con precios subvencionados por la compañía hasta comedores totalmente gratis para todo el personal. La evaluación económica en este punto es imprescindible.  Las alternativas son varias, desde comprar los insumos y preparar los alimentos con personal que pertenezca a la plantilla de la empresa; hasta dar en concesión, bajo determinadas características,  este servicio, y el ingreso que se podría obtener por ello convertirlo en subsidio.
• Formas de esparcimiento: pueden ser desde clubes completos, áreas específicas dentro de las instalaciones de la empresa, alquiler de espacios deportivos o pagos de gimnasios. Todo ayuda a que el colaborador se sienta más valorado, relajado y sea más productivo y todo es cuantificable dentro de los costos laborales.

Como podemos ver las alternativas y los costos pueden ser muchos y de muy diferente naturaleza. Aquí solo otorgamos algunos ejemplos de ellos. En el próximo post hablaré sobre los que se quedaron en el tintero y realizaremos un cuadro que nos permita evaluar el impacto de todas estas variables.

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