En el anterior artículo hablamos sobre la tesorería a nivel general, hoy abarcaremos el área de cuentas por cobrar de manera particular.

La falta de planificación financiera ha dado al traste con más de una organización que, dependiendo de márgenes de ganancia muy ajustados, ha visto como un mal manejo administrativo arrasaba con el esfuerzo de ventas y operaciones de la organización. Las consideraciones básicas serian:

1. Los créditos son otorgados una vez el cliente es analizado. No existe crédito sin evaluación previa. Los análisis de crédito constan de cuatro pasos básicos: reunir información sobre el cliente (financiera, comercial y de carácter), evaluar la información recabada, tomar la decisión en lo que respecta a montos y plazos (si procediera) y hacerle seguimiento a las cuentas por cobrar a fin de establecer nuevas condiciones de pago.

2. Las condiciones de crédito son las mismas para familiares y externos. Los limites de crédito, los plazos establecidos y los descuentos estipulados se deben respetar, sea quien sea el cliente.

3. Los descuentos por pronto pago son un incentivo que, usado adecuadamente, ayudan a la recuperación de las cuentas por cobrar. Por otro lado, una empresa que cobra la misma cantidad hoy que en cinco pagos mensuales, lo que genera es un vacío en sus arcas.

4. La empresa hará que sus clientes puedan cancelarle de la manera más rápida, segura y fácil. Esto implica aceptar la mayor diversidad de medios de pago (efectivo, cheques, tarjetas de crédito y/o debito, transferencias bancarias, medios electrónicos en la red…) mirando siempre el tipo de negocio. No es igual una red de tiendas que una empresa de equipos industriales…

5. La regla de oro es: cobra lo más rápido que puedas y paga al mayor plazo posible, siempre cuidando la imagen de seriedad y solvencia de la entidad.

6. Una eficiente gestión de cartera nos generará recursos financieros que, invertidos de manera adecuada, nos harán ganar intereses o, al menos, dejar de pagarlos.

7. Cuando trabajamos en empresas con ciclos estacionales debemos evaluar que alternativa es mejor para la entidad: flexibilizar la política de crédito a determinados clientes o asumir los costos de manejar y mantener un inventario excesivo.

8. El proceso de cobranzas, a pesar de todos los avances tecnológicos, sigue siendo el mismo:
   1. Contar con información confiable y oportuna acerca de mis clientes
   2. Días antes del vencimiento se realiza un contacto “suave” (mail, teléfono…) para recordarles sus compromisos. ¡Cuidado! este punto se obviará para los casos en que el cliente es buen pagador, en esta situación puede ser contraproducente…
   3. En caso de no recibir el pago en el plazo establecido se realizará un contacto más personalizado y se concretará una fecha y monto del pago a recibir. Si la situación persiste y, dependiendo del monto y atraso de la deuda, se podrá buscar apoyo en niveles más altos de la organización. Una conversación a tiempo entre dos  “amigos” puede aligerar mucho los procesos…
   4. Una vez se haya concretado la fecha del pago se le hará un seguimiento exhaustivo a fin de comprobar su realización. Si esta no se efectuase se comunicará a la persona respectiva y se deberán adoptar medidas más contundentes.

9. Por favor, si un cliente no paga, no le siga vendiendo. Esta premisa, que parece tan obvia, es la que convierte en montos impagables, deudas que en principio fueron totalmente manejables.

10.   Y por último, si quiere mantener una cartera de clientes limpias: cobre. Su organización   puede contar con tecnología de punta, su producto puede ser estrella pero si su departamento de     cobranzas no hace su trabajo, las cuentas por cobrar crecerán y su organización tendrá un severo problema de liquidez. Recuerde: su proveedor le pagará primero a quienes están pendientes de cobrarle…

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