En el anterior artículo (10 Claves para mejorar el flujo de caja de tesorería) hablamos de que era y como debíamos utilizar el  flujo de caja de tesorería, hoy comentaremos los errores más comunes que se comenten en su elaboración. Veamos entonces:

Visión financiera

Al elaborar el flujo de caja debemos tener una visión financiera del negocio, es decir, tomar en cuenta cuando ocurre realmente un cobro o un pago. La clave está en considerar las entrada y salidas de dinero en el momento exacto en que se dan. Veamos un ejemplo: una venta de 90 Unidades Monetarias (UT) puede dividirse en 3 pagos iguales, a 15, 30 y 45 días, al elaborar el flujo de caja consideraremos en cada fecha las 30 UT correspondientes a cada cuota. El error 1 consiste en incluir en el flujo de caja las 90 UT al momento de emitir la factura. 

Preparando una lista de chequeo sin errores

Error 2: no contar con una lista de chequeo que incluya todos los impuestos y contribuciones parafiscales y sus fechas de vencimiento.

Todo tesorero debe conocer exactamente cuáles son las obligaciones legales de la empresa, cuando se generan y como deben cancelarse. El retraso en este tipo de pagos, además de crear intereses y multas, puede ocasionar consecuencias de índole legal más grave. Las provisiones de fondos para estos conceptos son una prioridad. Este punto cobra mayor relevancia si la empresa es un contribuyente especial ante los organismos gubernamentales y/o si tiene algún plan de financiamiento de sus deudas fiscales. 

Calendario de pagos extraordinarios

Error 3: no tener un calendario completo de los pagos extras al personal.

Este punto cobra especial relevancia si trabajamos en una empresa sujeta a contrato colectivo donde los pagos extras, bonificaciones, compras de listas escolares, entrega de uniformes y demás, tienen un peso considerable y deben cumplirse dentro de plazos estipulados. Recordemos que las salidas de efectivo se considerarán en el momento del pago tanto a empleados como a proveedores. 

La contabilidad: fuente de información fiable

Error 4: no contar con información contable y administrativa fiable.

Mal podemos hacer un buen flujo de caja si no tenemos unos auxiliares de cuentas por cobrar y pagar actualizados y agrupados por vencimiento. ¿Cómo podemos elaborar un flujo de entradas y salidas de efectivo si no sabemos cuánto nos deben y cuanto debemos nosotros?. Así pues, actualicemos los registros contables para partir de una base sólida. Para ello, lo más recomendable es realizar una auditoría que nos permita establecer un punto de partida fiable. Este punto abarca líneas de crédito con bancos, cuentas por cobrar clientes, cuentas por pagar proveedores nacionales y extranjeros y cualquier otra cuenta por cobrar y/o pagar (empleados, accionistas, terceros externos a la empresa…).  

Eventos especiales

Error 5: desconocer los eventos puntuales o especiales que realizará la organización.

Los informes de periodos pasados (bien elaborados) nos pueden servir de guía en ciertos aspectos. Sin embargo, la persona que elabora el flujo de caja debe conocer los planes de la empresa a corto, mediano y largo plazo para plasmarlos en sus informes. Eventos especiales de mercadeo y ventas, adquisiciones de nuevas máquinas y/o infraestructuras, contratación de personal altamente especializado, importaciones de determinados artículos o insumos, son algunas de las acciones no habituales que tienen que ser incluidas en el flujo de caja y que además tienden a ser de montos muy considerables. 

Las cuentas “pote”: fuente de errores en el flujo de caja

Error 6: utilizar cuentas globales sin detalle

Evite la utilización de cuentas “pote”. Si desea presentar la información resumida, deben existir anexos que expliquen cada una de las cifras. Si utiliza títulos del tipo gastos de operaciones, cobranzas, gastos de personal, cada uno de ellos debe tener un detalle donde se explique de forma detallada como están conformados.  Recuerde que el nivel de detalle además de dar claridad a los reportes presentados, nos permite hacer cambios de manera más ordenada y rápida. 

Las finanzas de la empresa y la de los accionistas

Error 7: mezclar las finanzas de los socios con las finanzas de la empresa siempre equivale a problemas.

Ilustraré este punto con un ejemplo: cuando todavía se utilizaban los cheques para cancelar, tuve un cliente que en su viaje de vacaciones a la Isla de Margarita se llevó la chequera de la empresa y con ella canceló desde el hotel hasta la última de las compras en el Puerto Libre. Creo que sobran los comentarios. Debemos recordar siempre: una cosa son las finanzas de la empresa y otra, muy distinta, la de sus accionistas. 

Ayuda de profesionales expertos

Error 8: no pedir ayuda a profesionales en la materia, en caso de ser necesario.

En más de una ocasión he visto tomar decisiones importantes en base a cifras mal calculadas, no solo por tener conocimientos precarios en finanzas, sino también por no contar con una visión amplia del negocio. No dude en pedir asesoría si la necesita. 

Consulte otros puntos de vista

Error 9: No discutir el flujo de caja una vez elaborado.

Una vez se tenga el flujo de caja elaborado deberá ser discutido con los otros departamentos de la empresa, tanto administrativos como de ventas y producción. El objetivo de esto es doble: 

• Detectar cualquier omisión que se hubiera producido, tanto en los ingresos como en los egresos.
• Involucrar al personal en la optimización de los recursos de la compañía. Este momento es propicio para explicarle, al personal ajeno a finanzas, cuando y como se pueden realizar determinadas compras y actividades. 

Revisando los resultados obtenidos

Error 10: No analizar los resultados.

El flujo de caja se realiza para tomar decisiones. Nos ayuda a planificar pagos, nos indica si debemos mejorar las cobranzas, nos muestra épocas con exceso de efectivo o con falta de él, nos señala cuando realizar las inversiones, nos permite negociar mejores préstamos, en resumen, nos presta una ayuda invalorable si lo sabemos leer adecuadamente. 

En el próximo post seguiremos aportando ideas acerca de cómo manejar nuestras finanzas.

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