El flujo de caja de tesorería marca el día a día de las organizaciones. El manejar adecuadamente las entradas y salidas de efectivo puede ser la diferencia entre mantenerse por largo plazo en el mercado o perecer al poco tiempo de comenzar un negocio.  Pero veamos en más detalle este tema:

¿Qué es el flujo de caja de tesorería?

Son las entradas y salidas de efectivo, en un período dado (semana, mes, trimestre, año…). Se presenta de manera acumulativa y nos sirve para analizar la liquidez de la empresa. El flujo de caja nos indica si el negocio es capaz de generar suficiente dinero para funcionar y cuándo entrará y saldrá el mismo de nuestras cuentas.

Dinero que entra Vs dinero que sale

La base de un buen flujo de caja es garantizar que el dinero que entra es mayor que el dinero que sale. Sobre este punto hay mucho que decir y los especialistas considerarán simplón y hasta errado el planteamiento cuando se hila fino con situaciones de inflación, costos de oportunidad y tasas de interés, pero como fundamento básico funciona.

El primer informe para las empresas que comienzan

En las empresas que comienzan, el flujo de caja debe ser uno de los primeros informes a presupuestar. El calcular las necesidades de efectivo nos permitirá evaluar, de manera realista, si contamos con los suficientes fondos o necesitamos solicitar financiamientos adicionales. Se tiene que considerar que en las empresas emergentes al principio solo hay desembolsos y que para empezar a tener ingresos pasarán al menos unos cuantos meses, dependiendo del tipo de negocio

Fuentes de financiamiento alternativas

Hoy el financiamiento con los bancos es uno más de los métodos de consecución de fondos, sobre todo si hablamos de nuevas empresas. Los “business angels”, los amigos y hasta la propia familia, a través del financiamiento colaborativo, pueden ser una alternativa.

Ventajas de contar con un flujo de caja

El manejar adecuadamente el efectivo nos permite:

• Cumplir los plazos de pagos establecidos con los proveedores

• Cancelar a tiempo las nominas y demás desembolsos de personal

• Tener margen de negociación con nuestros proveedores, al conseguir descuentos por pagos de contado o a corto plazo

• Anticipar necesidades de financiamiento y así poder negociar mejores condiciones con nuestras fuentes de financiamiento

• Reinvertir el excedente de efectivo y obtener ingresos adicionales 

Revisión diaria del flujo de caja

Las empresas deben chequear su flujo de caja de manera diaria a fin de registrar adecuadamente los pagos realizados por sus clientes y actualizar sus saldos de efectivo con todos los movimientos señalados en los reportes bancarios. Hoy con las herramientas que nos ofrece internet esta tarea es realmente fácil.

Hace tan solo unos meses dicté una charla en una cámara empresarial y uno de los participantes, director de una empresa reconocida, estaba particularmente “inquieto”. Cuando indagué en la causa me dijo que durante el fin de semana habían  “hackeado” una de las cuentas bancarias de la empresa y le habían desfalcado una cifra considerable. No era solo el dinero perdido, decía, sino los inconvenientes con los proveedores y empleados que no podrían recibir sus pagos a tiempo.

Análisis del crédito y cobranza eficiente

Un buen flujo de caja nace con un adecuado estudio del crédito otorgado a nuestros clientes (Diez claves para manejar las cuentas por cobrar de su empresa). Esto debe estar aunado a un envío rápido de las facturas y a la gestión eficiente y oportuna del departamento de cobranzas. Tenga como premisa que un cliente que no paga a tiempo y acumula deuda es mejor dejárselo a la competencia, sobre todo en entornos altamente inflacionarios.

Presupuestos actualizados

Mantener el presupuesto de ventas actualizado, considerando plazos realistas de recuperación de su cartera. Cada tesorero o director de finanzas debe revisar diariamente los pronósticos de venta y recuperación de cartera. Se tiene que conocer qué porcentaje de las ventas son cobradas de contado, cuantas a 15, 30, 60 y 90 días y cuales pueden llegar a ser incobrables. Este cálculo nos permite determinar picos de efectivo y épocas de financiamiento, sobre todo en empresas con procesos cíclicos como la juguetera y la de útiles escolares, por nombrar algunas.

Operaciones extraordinarias

Incluir en el flujo de caja cualquier operación no habitual que lo pueda impactar. Por ejemplo: inversiones, compras y/o venta de propiedades y equipo o pagos extraordinarios y puntuales como pólizas de seguro, dividendos y bonos de fin de año.   

Utilidad Vs disponibilidad

Tener claro que una cosa es la utilidad en libros y otra la disponibilidad en caja. En todos los cursos que he dictado siempre surge la misma pregunta: ¿Por qué si tengo utilidad en mi estado de resultados, nunca tengo dinero en caja?. Aunque para contestar concienzudamente habría que analizar la situación de cada empresa, existen pautas generales que debemos considerar: 

• La gestión de su cartera de clientes es ineficiente: se cobra tarde o no se cobra.

• Los controles en el departamento de cobranza dejan mucho que desear: cuando trabajaba bajo relación de dependencia tenía por costumbre revisar  el escritorio que me asignaban. En una de esas revisiones conseguí al fondo de un cajón dos cheques, con diez meses de antigüedad, correspondientes a cobranzas no reportadas. Esta falta se hubiera detectado si se realizaran llamadas periódicas a los clientes por parte de los auditores internos de la empresa…

• El plan de inversiones de la empresa es desordenado o no existe. Se adquieren activos y compromisos sin contar con un cronograma de compras adecuado. Tuve un cliente que adquiría las maquinas para su empresa de contado, considerando el volumen de ventas diario y no tomaba en cuenta que, para ese entonces, el tiempo promedio de cobro era de 60 días.

• No se ha realizado una valuación realista del inventario y dentro de éste hay ítems de muy difícil venta que solo ocupan lugar dentro del almacén y generan costos operativos. Esto hace que los resultados de la compañía estén sobrevalorados.

Espero, como siempre, amig@ lector, que estos puntos le ayuden a un manejo más eficiente de su negocio. ¡Nos “hablamos” en el siguiente post!

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