Maneje adecuadamente su contabilidad: facilite el adecuado registro de las transacciones de su organización utilizando métodos de archivo adecuados.
Diez tips para mantener una contabilidad ordenada
A fin de de procesar la contabilidad mensual de una empresa, es conveniente agrupar los documentos por su tipo. Los siguientes puntos nos pueden servir de guía. Estas son recomendaciones generales que le permitirán adoptar medidas específicas para su empresa:
- Las facturas emitidas por la entidad, estén cobradas o no, se archivarán en orden correlativo sin que falte ningún número. En caso de facturas anuladas se incluirá una fotocopia en la contabilidad, con el propósito de no alterar el orden. De igual modo, la empresa manejará un archivo específico de facturación donde se mantenga una copia de todas las facturas emitidas de manera diaria. Las facturas anuladas (originales y sus respectivas copias de imprenta) se archivarán en este folder. Es muy importante destacar que no puede faltar ningún número, ni ninguna copia de las facturas utilizadas por la empresa.
Un juego básico de facturas consta, al menos, de original y 4 copias. Las cuales se repartirán de la siguiente manera:
- Original : para el cliente, una vez éste cancela la factura
- Copia I: labores de cobranza (se le entrega al cliente para que pueda procesar el pago)
- Copia II: registro contable del ingreso a caja o banco cuando el cliente cancela
- Copia III: correlativo facturación diario
- Copia IV: correlativo facturación contabilidad mensual
Se tendrá especial cuidado en verificar que no se necesitan copias adicionales a fin de cumplir requisitos legales locales u otros requerimientos administrativos de la organización.
Para el caso de empresas que emiten tickets de caja se archivarán todos los cortes que se realicen de manera diaria y los reportes resumen que arrojan este tipo de equipos. Se chequeará que no haya saltos de numeración en las facturas entre corte y corte, sea este diario o por turnos. Se vaciará toda la información relativa a la venta y sus respectivos métodos de cobro en un reporte de caja diario donde se visualice, de manera rápida y sencilla, que se vendió y donde están los fondos recaudados.
Las facturas emitidas por la empresa alimentarán, de manera inmediata, los asientos de ventas, cuentas por cobrar y disponibilidad bancaria, según sea el caso. Al final del mes y/o trimestre, dependiendo de la legislación impositiva del país, se utilizará esta información para realizar las declaraciones fiscales correspondientes, como por ejemplo el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
- Los depósitos bancarios, a favor de la empresa, se acompañarán de la copia II de la factura que se está cobrando, para el caso de ventas a crédito, y/o de los reportes de tarjeta de crédito o débito, cuadres de caja y cualquier otro reporte de ventas al contado.
En caso de no contar con el depósito físico, se anexará cualquier otro documento que permita contabilizar los fondos cobrados (consulta de estado de cuenta por internet o similar). Cada depósito tiene que llevar anexo su correspondiente soporte, lo importante es que se conozca con precisión de donde provienen los fondos y que cuentas afectan. Si el depósito corresponde a un concepto distinto al de una cobranza, como por ejemplo un préstamo de un accionista, una devolución de un anticipo dado a un proveedor, el pago de una deuda de un empleado, una reposición de gastos de viaje a favor de la empresa, o cualquier otro concepto, se establecerá en el recibo de caja de manera detallada, el origen de los fondos y el numero interno y/o externo de todos los otros documentos afectados (órdenes de compra, relaciones de viáticos…)
- En la sección de compras se colocará copia de todas las compras del mes, se hayan cancelado o no. Esto con el fin de contabilizar las compras en su respectivo periodo, registrar las deudas oportunamente y poder cumplir con los procedimientos fiscales que puedan verse afectados por este tipo de información (por ejemplo el IVA).
- Las compras de propiedad, mobiliario, planta y equipo deberán ser manejadas de la siguiente manera:
- Se establecerán los criterios contables adecuados para determinar si una compra es una adquisición de propiedad, mobiliario, planta y equipo o un costo, gasto o propiedad de inversión.
- Una vez determinado que efectivamente es una adquisición de propiedad, planta y/o equipo, se archivará junto al pago correspondiente fotocopia del documento de compra y de los planes de financiamiento (en el caso de existir). Los originales de estos documentos formarán legajos separados que serán archivados, dependiendo del tipo de activo, de la siguiente manera:
- Adquisición de inmuebles o muebles altamente significativos: los documentos originales se guardaran en la caja fuerte de la empresa.
- Adquisición de otros bienes muebles: se archivaran las facturas originales en carpetas por tipo de activo (vehículos, máquinas, equipos, mobiliario). Estas carpetas deberán estar ordenadas cronológicamente.
- Los pagos al personal mostrarán de manera detalla, en los centros de costos respectivos, todos los conceptos cancelados (sueldos, bonos, horas extras, comisiones, vacaciones….) y descontados (aportes del trabajador a fondos de pensiones, contribuciones parafiscales, prestamos…), así como la forma de pago utilizada (cheque, transferencias…).
- Los egresos deben mostrar de manera clara cuando fueron realizados y que documentos y cuentas afectan. Para ello, se indicarán en el comprobante de egreso, al menos, los siguientes datos: nombre del beneficiario del pago (proveedor, empleado, accionista…), numero de la(s) factura(s) canceladas o documentos relacionados, número de órdenes de compra, retenciones realizadas clasificadas por tipo (impuesto sobre la renta, retenciones de IVA, retenciones laborales…), número del cheque y/o transferencia, banco afectado, fecha del pago y monto del mismo. A todos los egresos se le anexará el correspondiente soporte original (facturas del proveedor, recibos firmados por los trabajadores…).
Para el caso de reposiciones de caja chica, se anexará a cada comprobante de egreso las respectivas facturas con el cuadro resumen por concepto. El monto del cheque tiene que ser igual a la suma de las facturas.
Con respecto al manejo de las chequeras se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones:
- No puede faltar ningún número de cheque
- No pueden existir saltos en la numeración de los consecutivos de los cheques. Solamente serán admisibles estas interrupciones cuando se cambie de chequera.
- Cuando a fin de mes queden cheques emitidos, pendientes de entrega a sus respectivos beneficiarios, se anexará en la contabilidad copia de los mismos para que sean oportunamente contabilizados.
- Cuando se cancelen impuestos y/o retenciones se anexará al comprobante de egreso fotocopia de la correspondiente planilla o reporte al organismo receptor. Las declaraciones y/o pagos originales se archivarán en carpetas específicas por tipo de aporte.
- Las facturas que no estén a nombre de la empresa no pueden ser consideradas para fines legales ni administrativos. Los gastos soportados con facturas a nombre de terceros no son válidos. Recordemos que una entidad es la empresa y otra, diferente, sus accionistas.
- Se debe poner especial cuidado en la elaboración y custodia de todos los libros legales de la organización: diario, mayor, inventario y balance, accionistas, actas, libro de compra y venta… éstos deben permanecer en una oficina resguardada y debe estar claramente establecido quienes son las personas que deben manejarlos.
- Es imprescindible realizar mensualmente las conciliaciones de todas las cuentas bancarias que maneja la empresa, sean estas en moneda nacional o en divisas.
- El tratamiento que se le debe dar a cualquier otro documento que no esté especificado anteriormente, deberá ser consultado con su departamento de contabilidad o asesor financiero de su empresa, a fin de establecer los procedimientos adecuados a seguir.
Recuerde, la lógica y el resguardo adecuado de la información serán sus guías iniciales a la hora de manejar adecuadamente su contabilidad.
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Muy pedagogico
Bastante acertado e ilustrativo. Me gustò mucho.