¿Desea recordar las pautas básicas de un buen manejo del efectivo en moneda extranjera?, ¿sabe como protegerse del fraude interno?, ¡aquí se lo explicamos!
15 Tips sobre el cuidado del efectivo en moneda extranjera
Indice de contenidos
- 1 Evitando el fraude
- 2 La seguridad ante todo
- 3 Dispositivos de seguridad: el dinero mejor empleado
- 4 Pago Vs Factura
- 5 Pagos a nombre de terceras personas
- 6 Datos de pago completos
- 7 Actualización contable y administrativa
- 8 Dos cajas, mejor que una
- 9 Auditorías “sorpresa”
- 10 Revisión diaria de los movimientos bancarios
- 11 La “caja de cambio”
- 12 Resguardo de la caja de cambio
- 13 Controlando los anticipos
- 14 Equipos rotativos
- 15 Personal confiable y capacitado
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El articulo 13 Tips sobre la venta en dólares y el registro contable en moneda extranjera lo finalicé prometiendo diferentes tips para proteger este tipo de efectivo. Comencemos, entonces, a enumerar algunos procesos básicos de control interno:
Evitando el fraude
Al día de hoy, en Venezuela, los negocios y empresas están recibiendo pagos en efectivo en moneda extranjera. Este método de pago, que se utilizó en el pasado, había caído en el olvido y, por ello, muchas de las empresas se habían relajado en la aplicación de las pautas mínimas de prevención contra el fraude. Sin lugar a dudas, la primera recomendación debe ser minimizar las cobranzas en efectivo. Hoy existen toda una gama de alternativas, como pagos a través de vías electrónicas, que hacen que los pagos sean inmediatos y más seguros. Cuando la naturaleza del negocio no haga posible el eliminar esta alternativa de pago, debe efectuar diariamente varios cortes de caja.
El efectivo que permanezca en la empresa debe estar resguardado en una caja de seguridad, la cual manejará siempre la misma persona (con otra persona de “back up” para casos de emergencia o enfermedad). Si el volumen de efectivo es muy grande quizás necesite los servicios de un transporte de valores que garantice su entrega segura en las entidades bancarias. Por favor, no utilice archivadores y/o cajones de escritorio para guardar el efectivo, así como tampoco, acumule en la empresa ingentes cantidades de billetes.
La seguridad ante todo
El área de caja debe estar resguardada y los mostradores deben contar con un diseño que permita al cajero trabajar de la manera más segura. Estos espacios deben ubicarse en zonas donde el acceso sea restringido y vigilado. Conocí una transnacional que ubicó a su cajera en una zona de paso y, como era de esperar, un día desapareció un pago en efectivo de encima del mostrador, nunca supimos que pasó y el monto le fue descontado del sueldo a la empleada…
Dispositivos de seguridad: el dinero mejor empleado
Se debe contar con dispositivos que permitan evaluar la confiabilidad de los billetes recibidos. De igual forma, se debe adiestrar al personal de la empresa sobre el uso de los mismos. Hoy en día la gama de detectores de billetes fraudulentos es muy amplia, desde marcadores con tintas especiales, dispositivos de luz ultravioleta, detectores de bandas magnéticas con emisión de sonido… Lo recomendable es asesorarse con personal calificado para escoger los métodos más adecuados a cada caso y adiestrar al personal de tesorería en su uso.
Pago Vs Factura
No reciba pagos sin haber emitido la correspondiente factura. Cada pago debe contar con el soporte adecuado.
Pagos a nombre de terceras personas
No acepte cheques en moneda extranjera a los cuales le falte el nombre completo del beneficiario o se hayan emitido a favor de terceras personas. Todos los talones deben venir a nombre de la empresa.
Datos de pago completos
Coloque en una zona visible de sus facturas a nombre de quien se deben emitir los pagos, evite abreviaturas o siglas, así como, espacios en blanco que pueden prestarse a manipulaciones. Un cartel con esta misma información se debe colocar en la zona de caja. No acepte cheque postdatados.
Actualización contable y administrativa
Las cobranzas deben procesarse, como mínimo, de manera diaria. Cuando existen cortes de caja se debe hacer en cada corte. La información debe entrar al sistema administrativo a la brevedad posible y con un nivel de detalle muy especifico. Cada vez que se reciba un pago tenemos que ser capaces de discriminar el cliente, la factura, si es un pago total o un abono parcial. De igual forma, debemos estar muy pendientes de las retenciones de impuestos y de los comprobantes que tenemos que solicitar a nuestros clientes.
Dos cajas, mejor que una
Se recomienda contar con dos cajas de seguridad: una para el estricto manejo del efectivo y otra para resguardar documentos importantes para la empresa. Los usuarios de ambos tipos de información no son las mismas personas.
Auditorías “sorpresa”
Se deben realizar auditorías de las cuentas por cobrar, de manera sorpresiva. Se deben vigilar con especial cuidado aquellas facturas que han superado ampliamente su plazo de pago. Estos clientes deben ser contactados solicitándole que nos expliquen a que se debe su retraso en el pago. En más de una ocasión nos sorprenderá saber que la factura ha sido cancelada y el pago no ha sido reflejado en la contabilidad de la empresa ya que aparece como un depósito desconocido en el banco o fue realizado en efectivo y el mismo no ha sido entregado a la compañía. Conozco el caso de un gerente de división que un diciembre realizó el cobro de una factura en dólares americanos y se marchó de vacaciones. En enero, cuando entregó el dinero en la empresa ya era demasiado tarde, había perdido su empleo…
Revisión diaria de los movimientos bancarios
Se debe revisar por internet, al menos dos veces al día, los movimientos bancarios de la empresa. Esta recomendación es válida de igual forma para los días feriados y fines de semana. Conocí al director de una empresa que un lunes se llevó un grave disgusto al comprobar que la cuenta de su organización había sido defraudada durante el fin de semana.
La “caja de cambio”
Se debe contar con una caja de cambio en moneda extranjera que permita devolver a los clientes los excedentes de sus pagos en efectivo. Esta caja tiene que contar con billetes y monedas de baja denominación y tener un fondo lo más bajo posible, de acuerdo al movimiento de la organización. Esta caja será arqueada de manera “sorpresa” a fin de verificar su integridad.
Resguardo de la caja de cambio
La caja de cambio debe ser guardada de manera diaria en la caja fuerte destinada al efectivo. Se tiene que arquear su contenido cada mañana cuando se le entregue a la cajera y cada tarde cuando finalice la jornada.
Controlando los anticipos
Las empresas que reciban anticipos y/o abonos a facturas deben mantener un estricto control sobre cada caso. Esto implica:
- Identificar cada anticipo con cada cliente y documento
- Hacer conciliaciones que permitan identificar los anticipos/abonos con cada una de los proyectos y/o facturas.
- Conocer en todo momento los saldos de cada caso.
Equipos rotativos
Los equipos de auditoría deben ser rotativos e involucrar a diferentes personas. El calendario de las revisiones “no programadas” solo debe ser conocido por el gerente de sección.
Personal confiable y capacitado
Y por último, pero no menos importante, cuente con personal confiable, identificado con la empresa y remunerado adecuadamente. Estos tres factores le ayudaran a minimizar las pérdidas y eventos de mala gestión.
Estoy segura que al leer los anteriores puntos se habrá dado cuenta que varios de ellos eran aplicados en su organización y que habían caído “en el olvido”. Mi sugerencia es que evalúe su implementación y comience a ver resultados desde el primer día, amig@lector.
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Excelente articulo, faltó que tocaran el punto del FONDO NACIONAL DE DROGAS en su forma de cálculo ya que afecta a las empresa ya que la base imponible base en función a la utilidad en operaciones bajo VEN NIF. valores constantes lo cual afecta significativamente las empresas.
¡Gracias por sus comentarios, Lic. Rojas!
Estamos preparando el articulo relativo al aporte que deben realizar las empresas al Fondo Nacional Antidroga. En el mismo se indicará como debe realizarse el cálculo del mismo.