El 6 de noviembre de 2018, se publicó, en la Gaceta Oficial No. 41.518, la Providencia No. SNAT/2018/0141 donde se establecieron las normas relativas a imprentas y máquinas fiscales para la elaboración de facturas y otros documentos. Del análisis fiscal de esta normativa se han encargado varios colegas y abogados, por lo que nosotros queremos dar una orientación más práctica a esta disposición. 

Por otro lado, las ultimas modificaciones del Impuesto a las Grandes Transacciones Financieras (IGTF) vigentes desde el 28 de marzo de 2022, trajeron consigo modificaciones en estos equipos y en los programas que utilizan, las cuales son analizadas en 9 Claves sobre el IGTF, cajas registradoras fiscales y sistemas administrativos.

Asi pues, comencemos:

¿Quienes deben utilizar máquinas fiscales?

El primer paso es conocer que tipos de empresas deben utilizar máquinas fiscales. Esta información, que se encuentra en la Gaceta Oficial No. 39.795, del 8 de noviembre de 2011, es imprescindible para las empresas. Así pues, deben emitir las facturas, notas de crédito y/o notas de débito a través de maquinas fiscales:

• Los contribuyentes ordinarios del IVA, los que realicen operaciones en Almacenes Libres de Impuesto y los que no sean contribuyentes ordinarios del IVA, cuando obtengan ingresos brutos anuales superiores a las 1.500 Unidades Tributarias (UT).

• Cuando realicen la mayor parte de sus ventas a personas que no utilicen la factura como prueba de desembolso o de crédito fiscal (consumidores finales).

• Las que vendan bienes y/o servicios tales como (lista de carácter meramente enunciativo):
  • Alimentos, bebidas, cigarrillos y confitería
  • Productos de limpieza
  • Materiales de construcción y ferretería
  • Perfumería y cosméticos
  • Joyas y relojes
  • Juguetes
  • Floristerías y viveros
  • Restaurantes, bares, panaderías, servicios de comida y bebida a domicilio
  • Farmacias y tiendas de salud
  • Equipos de computación y fotocopiado, así como sus partes y piezas
  • Centros de belleza, spa y gimnasios
  • Autolavados y estacionamientos de vehículos
  • Fotocopias, impresión y revelado
  • Servicios de alojamiento y hospedaje
  • Alquiler de apartados postales
  • Electrodomésticos y sus accesorios
  • Librerías
  • Mueblerías

Clasificación de las máquinas fiscales

Las máquinas fiscales se pueden clasificar en: 

• Impresoras fiscales: son utilizadas por las empresas que manejan gran cantidad de inventario, tales como redes de farmacias y/o automercados, y están conectadas al sistema administrativo de la organización (ERP), específicamente a los módulos de facturación, tesorería e inventario. 

• Máquinas registradoras fiscales: no están conectadas con ningún sistema administrativo y, por lo general, el negocio maneja un inventario mas bien escaso o simplemente no posee inventario, como el caso de los estacionamientos de vehículos. 

Los elementos de la discordia

Los dos elementos que han causado la discordia, en el proceso de adopción de los nuevos equipos fiscales, son: el dispositivo de captura y transmisión de datos y la memoria de auditoría. 

Dispositivo de captura y transmisión de datos

El dispositivo de captura y transmisión de datos es una unidad que puede estar de forma integrada o externa a la máquina fiscal, con capacidad de conectarse a internet, que permite capturar los datos de la memoria fiscal de la impresora o caja registradora, y transmitirlos al Sistema Centralizado de Facturación Electrónica del SENIAT. Es decir, los reportes de cada equipo son enviados, de manera directa, a la base de datos de la Administración Tributaria. Cuando internet no esté operativo, los datos se acumulan en una “cola de envío” y son procesados una vez el sistema se restablece. 

La memoria de auditoría

La memoria de auditoría almacena todas las facturas y documentos emitidos por las máquinas fiscales (notas de crédito, notas de debito y comprobantes no fiscales) y no permite ni su eliminación, ni su modificación. Los datos se mantienen almacenados aunque haya un fallo en el suministro eléctrico.

Modificación del equipo Vs sustitución

Una vez que conocemos cuales son los elementos a modificar (dispositivo de captura y transmisión y memoria de auditoría) debemos clasificar los equipos de la empresa en dos categorías: equipos susceptibles de modificación y equipos que directamente deben ser sustituidos. 

Inventario de equipos

A fin de realizar la evaluación comentada en el punto anterior, es conveniente tener un inventario de todos los modelos con que cuenta la empresa. En el mismo deben figurar, al menos, los siguientes datos del equipo fiscal: marca, modelo, serial, número fiscal, ubicación, fecha de compra, vendedor del equipo y fecha de la última revisión.

Tipos de equipo de captura y transmisión

Los equipos de captura y transmisión de datos pueden ser:

• Externos o tipo modem: su ventaja, según los proveedores de tecnología, es que se puede “ver” funcionar y es capaz de instalarse en todas las máquinas cuya actualización es factible. Se conecta a internet por línea telefónica, WiFi o celular.

• Interno: es una SIM CARD, que, como su nombre lo indica, va dentro del equipo.

Disponibilidad de equipos en el mercado venezolano

Para el momento de escribir este artículo, 26 de junio 2019, ya se encuentran disponibles algunos equipos, sin embargo, la gran mayoría de negocios no cuentan con las máquinas fiscales actualizadas, a pesar de haberlas cancelado con antelación. Ante esta situación las empresas vendedoras están suministrando a sus clientes el presupuesto formal sellado y firmado, el recibo de cobro correspondiente y una constancia del fabricante donde se certifica que la empresa ha comprado un modelo acorde con las exigencias de la Administración Tributaria. La idea es que, ante una visita del SENIAT, se muestren estos documentos como prueba de “buena fe” del contribuyente.

Marcas y modelos descontinuados

Los comerciantes y empresas deben estar muy atentos con los equipos que adquieren. Existen marcas que ya no funcionan en Venezuela y que no cuentan con personal que realice las gestiones ante el SENIAT, por lo que si se adquiere una maquina fiscal de ese tipo se corre el riesgo de quedar fuera de los parámetros legales.

Número de reportes “Z”

Las máquinas que tienen capacidad menor a 2000 reportes Z no están adecuadas a las nuevas exigencias de la Administración Tributaria.

Espero que estos puntos hayan servido para aclarar algunas de sus dudas con respecto a este actual tema. No quiero cerrar el artículo sin nombrar a dos personas que fueron fundamentales para obtener la información aquí plasmada: el Ing. Luis Fontén de Barcode Group y el Lic. Héctor Naspe de Servicios Macfiscal.  A ambos, ¡muchas gracias!.

Nuevamente, les invito a seguir leyendo información actualizada sobre este tema en 9 Claves sobre el IGTF, cajas registradoras fiscales y sistemas administrativos

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