En los anteriores artículos (10 Claves para mejorar el flujo de caja de tesorería y 10 Errores comunes al elaborar el flujo de caja de tesorería) vimos como hacer y utilizar el flujo de caja de nuestra organización evitando una serie de errores, hoy nos dedicaremos a esbozar las situaciones difíciles que surgen cuando descuidamos las fuentes y salidas de efectivo que nutren nuestra empresa. Comencemos pues:

Conociendo nuestra tesorería

El primer gran error es desconocer la verdadera situación de nuestra tesorería y esto puede venir dado por dos situaciones diferentes: no le dedicamos el tiempo y esmero necesarios a elaborar el flujo de caja y optamos por la política de atajar los problemas a última hora o, realizamos este reporte pero “ignoramos” la información que nos brinda. El no realizar un seguimiento diario de nuestras finanzas es el camino más corto para quedarnos “escasos” de efectivo y tener que afrontar la primera “situación difícil”.

Las cobranzas: la tarea sin glamour

Todos los días me encuentro con directivos que piensan que el cobrar sus facturas tiene un dejo de mal gusto y que el hacerlo le quita prestancia a la empresa. Esta filosofía, que por cierto no comparto ya que las cobranzas son un proceso administrativo que debe realizarse eficazmente, puede ser “superada” contratando personal idóneo para ese departamento. Nótese que digo idóneo, no sirve cualquier perfil para este cargo.

Conozca la situación financiera de sus clientes

Esto incluye saber los días de recepción de documentos, los anexos que tiene que llevar cada factura, sus fechas de pago…pero también el porque de sus retrasos y el origen de esos rumores que se escuchan últimamente. Un cliente que se retarda puede tener serios problemas financieros y estar a punto de desaparecer.

Las “corazonadas” no son buenas para las compras

Hoy, más que nunca, el  analizar el inventario es una tarea difícil. Desde la escogencia de los ítems hasta la cantidad de los mismos, desde la fecha de colocación de la orden de compra hasta el momento y forma del pago, tienen que ser analizados por personas que trabajen en varios departamentos de la empresa y puedan aportar, en conjunto, una visión global de la misma.  Lejos quedan las épocas de las compras por impulso, donde las mermas eran vistas como “males menores” y  donde los gastos de logística se despreciaban. Hoy la cantidad de  dinero que se necesita para reponer inventario es ingente y la empresa tiene que conocer cuando y como va a contar con él.

Presupuestar los costos y gastos de manera realista: tareas difíciles

No presupuestar de manera realista y acorde a la organización,  solo provocará descontentos, gastos inesperados, números rojos en el flujo de caja y sobresaltos. De nada sirve ocultar, cuando elaboramos el flujo de caja, erogaciones que tenemos que hacer pensando que, por no reflejarlas en el reporte, mágicamente van a desaparecer. He visto a más de un gerente decir frases como “ese puente lo cruzamos cuando lleguemos a él” para luego terminar con el agua por la cintura…

Transparencia con las fuentes de financiamiento

Mantenga una política de transparencia con sus fuentes de financiamiento, son sus colaboradores y aquellos que, llegado el momento, le ayudaran con su escasez de efectivo. La mejor política es mostrarse abierto y dispuesto a aclarar todas sus preguntas de manera sencilla pero precisa. Sea realista y serio en sus proyecciones, demuestre conocimiento de su negocio, cancele sus préstamos o pague los dividendos en los plazos establecidos y tendrá siempre las puertas abiertas.

Descuentos, bonificaciones y tiempo extra

Analice las ventajas de otorgar descuentos por pronto pago, bonificaciones en productos, tiempo extra de asesoría o cualquier otra ventaja para sus clientes que a Usted le permita recuperar su dinero más rápido.

Posibilidades de financiamiento

Utilice el financiamiento con sus proveedores de bienes y servicios, evalúe las alternativas de descuento de facturas, estudie la posibilidad de obtener líneas de crédito adicionales con su banco, en resumen, analice todas las posibilidades de financiamiento, no cierre la puerta a ninguna y tome la decisión en función de un análisis serio que incluya flexibilizar sus plazos de pago. Esta recomendación es válida, sobre todo, en economías altamente inflacionarias.

La facturación diaria

Revise diariamente la facturación de la empresa. Tuve un jefe que decía “lo que no se vende hoy no se vende nunca: las ventas de mañana son las de mañana” y personalmente estoy de acuerdo con ello. Recordemos que el origen natural de los fondos son las ventas, entendidas como ventas efectivas y recuperables, si estas comienzan a bajar de manera imprevista, si perdemos clientes de forma continuada o si la competencia nos come terreno al ofrecer productos mejores y a menor precio, nuestro flujo de caja muy pronto mostrará signos de debilidad.

Objetividad ante todo

Analice de forma objetiva su negocio. La mejor manera es pedir ayuda profesional para detectar cuales son las fallas que están originando los bajos rendimientos dentro de la empresa. Responda las siguientes preguntas: ¿sus ventas son muy bajas?, ¿el dinero tarda en retornar a la compañía?, ¿repetidamente se encuentra cancelando multas e intereses por pagos realizados a destiempo?, ¿tiene serios retrasos en la cancelación de sus impuesto por la falta de liquidez?, ¿ha gastado una cantidad de recursos desproporcionada en equipos y no tiene los resultados que esperaba? Estas preguntas, y otras, debe aplicarlas tanto al campo operativo como administrativo de su negocio para así detectar donde están los cuellos de botella y poder eliminarlos.

¡Ojalá estos tips le ayuden a encauzar las finanzas de su organización y a mejorar sus procesos, amig@ lector@!

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